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Facture d’acompte et facture de solde
Assurez une gestion claire de vos paiements avec les factures d’acompte pour les avances et les factures de solde pour finaliser vos transactions
La fonctionnalité facture de solde d’Invoicing.plus, sera nécessaire une fois la prestation terminée ou que le produit sera livré, afin de réclamer le montant restant dû. Elle clôturera la transaction en couvrant la totalité du montant dû après déduction des acomptes déjà réglés.
Créez des factures d’acompte à partir de vos devis
- Lors de la création de votre devis, n’oubliez pas d’insérer le cadre échéancier en pourcentage ou en montants fixes. C’est à vous de choirsir. Facturation en deux ou plusieurs fois c’est aussi vous qui choisissez. Cela vous permettra de le convertir en facture d’acompte.
Suivez les acomptes déjà facturés
- Pour chaque dossier vous pourrez retrouver facilement les factures d’acomptes enregistrées et leur facture de solde correspondante.
- La facture de solde est imagée par un dossier finalisé
Ne tardez pas à encaisser les gros projets
- La facture de solde vous permettra d’encaisser régulière des sommes correspondantes à l’avancement des vos projets (livraisons de services ou de biens)
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Pourquoi utiliser les factures d’acompte et les factures de solde?
L’utilisation des factures d’acompte et de solde permet de sécuriser votre trésorerie avec des paiements anticipés, d’assurer un suivi clair des transactions et de réduire les risques d’impayés.
Factures d’acompte et obligations
Les factures d’acompte sont des documents obligatoires dans certains cas spécifiques, notamment lors du versement partiel avant l’exécution complète d’une prestation ou d’une livraison. Voici les principales obligations liées aux factures d’acompte en France :
- Mention obligatoire de « Facture d’acompte »
La facture doit clairement indiquer qu’il s’agit d’un acompte. Le titre du document doit inclure la mention explicite « Facture d’acompte ».
- Mentions légales à inclure
Comme une facture classique, la facture d’acompte doit comporter certaines mentions obligatoires, telles que :
- Coordonnées des parties : Raison sociale, adresse, et numéro d’identification fiscale de l’émetteur et du client.
- Numéro de facture : Chaque facture d’acompte doit avoir un numéro unique suivant une séquence chronologique et continue.
- Date d’émission : La date à laquelle la facture d’acompte est émise.
- Description de la prestation ou des biens : Détails de ce que couvre
- Montant de l’acompte : Le montant payé en avance, précisé hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
- Taux de TVA : Le taux applicable, même si la prestation finale n’est pas encore réalisée. Si aucune TVA n’est applicable, indiquer « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » le cas échéant.
- Lien avec la facture finale
La facture finale devra faire référence à la facture d’acompte en précisant :
- Le montant déjà versé via l’acompte.
- Le solde restant à payer après déduction de l’acompte.
- Impact fiscal et comptable
- Pour le vendeur/prestataire :
- La TVA sur l’acompte devient exigible dès son encaissement (sauf exception), ce qui impose de la déclarer à ce moment-là.
- L’acompte doit être comptabilisé comme un produit à recevoir dans les comptes de l’entreprise.
- Pour l’acheteur/client :
- L’acompte peut être considéré comme une avance sur charges (dans le cas d’une prestation de services) ou comme un acompte sur immobilisation (dans le cas d’une acquisition d’équipement).
Étapes pour utiliser les factures d’acompte dans Invoicing.plus
1. Créez un devis et insérez le paragraphe échéances
.
2. Faites autant de demandes d’acomptes que vous souhaitez
Il est possible de choisir toutes les répartitions possibles même la facturation en 12 mois ou le paiement en 12 mois. En Pourcentage ou en montant fixe
3. L’option permet également de mettre en place le prélèvement mensuel
Si vous cliquez sur l’option échéancier cela vous permettra de mettre en place un prélèvement automatique
4. Créez votre facture d’acompte
Pour créer une facture d’acompte il faut partir du devis
Cliquer sur les 3 petits points à droite de la ligne
La facture d’acompte va se générer en brouillon
A partir de cette facture d’acompte il est possible de faire la facture de solde toujours en cliquant sur les 3 petits points à droite de la ligne de facture
Questions fréquentes
Notre FAQ
La facture d'acompte est elle obligatoire dans mon secteur d'activité?
- Si vous travaillez entre professionnels (B2B), une facture de solde est quasiment toujours obligatoire.
- Pour les particuliers, elle est obligatoire si un devis ou contrat existe, ou à leur demande.
Dans quelles situations doit-on émettre une facture de solde (ex. : fin de projet, clôture de contrat) ?
Une facture de solde est émise à chaque fois que :
- La prestation ou la commande est terminée.
- Des acomptes ou paiements partiels ont été versés.
- Une transaction ou un contrat doit être clôturé formellement.
Quelle est la différence entre une facture d'acompte et une facture de solde ?
| Critère | Facture d’acompte | Facture de solde |
|---|---|---|
| Moment d’émission | Avant ou au début d’une prestation | À la fin d’une prestation |
| Rôle | Formalise un paiement partiel | Formalise le paiement final |
| Mentions | "Acompte" | "Solde restant dû" |
| TVA | Peut être exigible | Clôture le calcul de la TVA |
| Clôture de transaction | Non | Oui |
Quand faut-il envoyer la facture d'acompte au client ?
En résumé, la facture d'acompte doit être envoyée immédiatement après l'acceptation du devis/contrat et avant toute action nécessitant un engagement financier ou un démarrage effectif.
Que faire si le montant final diffère des acomptes déjà payés ?
| Cas | Action |
|---|---|
| Montant final supérieur | Émettre une facture de solde mentionnant le solde restant dû. |
| Montant final inférieur | Émettre une note de crédit et rembourser le trop-perçu. |
| Litige ou contestation | Justifier la différence et tenter une résolution amiable. |
| TVA | Ajuster la TVA en fonction du montant final et des acomptes versés. |
Que faire si un client refuse de payer la facture de solde ?
1. Comprendre les raisons du refus
2. Communiquer et tenter une résolution amiable
3. Envoyer un rappel de paiement (possible avec Invoicing.plus : relances)
Comment établir une facture de solde en cas de modification des termes initiaux (ex. : ajout de prestations) ?
1. Documenter les modifications des termes initiaux
Avant d’émettre la facture de solde, il est important de formaliser les changements intervenus :
-
Accord préalable du client :
- Obtenez l’accord écrit du client pour toute modification ou ajout de prestations.
- Cela peut être fait via un avenant au devis, un email, ou un contrat modifié.
- Exemple : Si le client demande une prestation supplémentaire, précisez le coût et les conditions avant de l’effectuer.
-
Mise à jour du devis ou du contrat :
- Si les termes initiaux sont modifiés, émettez un avenant au devis ou un devis complémentaire.
- Mentionnez explicitement :
- Les prestations supplémentaires ou modifiées.
- Le coût supplémentaire ou les ajustements.
- La nouvelle somme totale.
2. Calculer le montant final dû
-
Reprendre les acomptes déjà payés :
- Additionnez les acomptes déjà encaissés.
-
Ajouter les prestations supplémentaires :
- Intégrez les coûts des prestations ajoutées ou modifiées.
-
Appliquer les éventuelles remises ou rabais :
- Si vous accordez une remise commerciale (par exemple, en cas de négociation), incluez-la dans le calcul.
-
Calcul final :
- Montant total final = Montant initial + Ajouts ou ajustements - Acomptes payés.
3. Structurer la facture de solde
Lorsque vous émettez la facture de solde, elle doit refléter clairement les modifications et être facile à comprendre pour le client.
Mentions obligatoires
- Référence des documents précédents :
- Référencez le devis initial et les éventuels avenants ou devis complémentaires (ex. : "Basé sur le devis n°XXXX et l’avenant n°YYYY").
- Détail des prestations :
- Listez les prestations ou produits initiaux.
- Ajoutez une section pour les prestations supplémentaires ou modifiées avec leur coût détaillé.
- Acomptes déjà payés :
- Mentionnez tous les acomptes encaissés, avec leurs dates et montants.
- Solde restant dû :
- Indiquez clairement la somme finale encore à payer.
Le choix
Les avantages à choisir Invoicing.plus
Support réactif
La grande force d’Invoicing.plus est son service clientèle. Nous sommes à votre écoute pour vous aider dans vos configurations, répondre à vos questions et discuter de nouvelles fonctionnalités qui vous seraient utiles.
De plus, nous sommes une équipe 100% française basée dans le sud de la France.
Protection de vos données
Nous sommes particulièrement sensibilisés à la protection de vos données. Et, nous avons développé notre logiciel dans ce sens.
Non seulement nous respectons les normes de sécurités d’usage, mais nous hébergeons et sauvegardons vos données sur nos propres serveurs localisés en France.
Un accès 100% en ligne
Notre logiciel fonctionne entièrement en ligne ce qui vous permet d’accéder en toute sécurité à vos données depuis votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur.
Aucune installation n’est nécessaire. Vous gagnez ainsi en souplesse et en confort d’utilisation.
Une utilisation très intuitive
Notre logiciel a été pensé pour être utilisé par des personnes non experte en comptabilité.
Nous avons mis l’accent sur la simplicité, l’automatisation et le caractère intuitif des fonctions les plus courantes.
Enfin sachez que notre équipe sera toujours là pour répondre à vos questions.
