Vos relances partent.
Et en retour ? Un silence radio.
Ce sentiment est frustrant. On est d’accord.
Mais si le vrai problème, ce n’était pas le client…
mais votre processus de relance lui-même ?
C’est exactement ce qu’on va régler ici. Ensemble.
Dans ce guide, on va voir comment :
- Définir un cadre clair pour vos relances de facture.
- Savoir passer du rappel amical à une action plus ferme, sans abîmer la relation.
- Utiliser les bons modèles et les bons canaux, au bon moment.
- Automatiser une partie du processus pour enfin sécuriser votre trésorerie.
L’objectif est simple.
Transformer ces silences gênants en encaissements réguliers.
Les relances client : définition et enjeux financiers
Alors, une relance client, c’est quoi au juste ?
C’est simplement un rappel de paiement.
Vous l’envoyez pour une facture qui arrive à échéance, ou qui l’a déjà dépassée.
L’idée est claire : obtenir cet encaissement.
Mais attention, le tout sans froisser la relation commerciale que vous avez mis du temps à bâtir.
Et quand une facture devient-elle un véritable impayé ?
C’est assez simple, en fait.
Dès que la date d’échéance est passée et que le paiement n’est toujours pas sur votre compte. C’est à ce moment-là que ça bascule.
Dans cette situation, vous avez deux grandes approches à considérer.
- Le cadre amiable d’abord : des emails, des appels, des courriers simples. On garde un ton professionnel, on cherche à comprendre sans pointer du doigt.
- Puis, si nécessaire, le cadre légal : là, on parle de mise en demeure, d’intérêts de retard, voire de procédures plus formelles. Mais on préfère toujours éviter, n’est-ce pas ?
Mais pourquoi est-ce si important de relancer ?
Pourquoi ne pas juste attendre, vous demandez-vous ?
La réponse tient en un mot : votre trésorerie.
Un euro que vous encaissez aujourd’hui, il a plus de valeur qu’un euro qui traîne en attente.
Chaque jour de retard sur une facture, ça pèse directement sur votre cash flow.
Ça impacte vos décaissements futurs, vos capacités à payer vos fournisseurs, vos salaires.
C’est votre oxygène, votre moteur qui s’essouffle un peu plus chaque jour. Et personne ne veut ça.
Imaginez : vous dirigez une PME de services, du B2B.
Un client important règle avec 20 jours de retard.
Ce décalage, il crée une vraie tension.
Sur les salaires à verser à la fin du mois, sur votre TVA à collecter, sur vos prochaines commandes. Vraiment pas idéal.
C’est là qu’une relance structurée devient votre meilleure alliée.
Elle ne supprime pas le problème d’un coup, non.
Mais elle limite énormément ce décalage. Elle sécurise votre fonds de roulement.
Alors, quelle est la règle d’or quand vous relancez ?
Toujours, toujours rester professionnel et respectueux.
Même si la frustration monte un peu, gardez votre calme.
Voici quelques points concrets pour vous aider :
- Personnalisez vos messages : un message générique, ça se voit et ça ne motive personne.
- Joignez toujours la facture concernée : simple, mais si souvent oublié.
- Proposez un canal de paiement simple : facilitez la tâche à votre client. Moins il y a de friction, mieux c’est.
- Demandez une confirmation de réception : juste pour être sûr que le message est bien passé.
Calme. Clair. Factuel. C’est le triptyque à suivre pour des relances efficaces.
Action Éclair : où en êtes-vous concrètement ?
Je vous propose un petit exercice, juste là, maintenant.
Prenez cinq minutes pour lister vos échéances à venir : celles à 7, 15 et 30 jours.
Pour chaque facture, donnez-lui un statut clair :
- « À prévenir » : si l’échéance approche.
- « À relancer » : si elle est déjà dépassée.
- « À formaliser » : pour les impayés plus anciens, qui nécessitent une approche plus ferme.
Vous verrez, c’est souvent un déclic.
Cet exercice simple vous montrera instantanément où votre cash se bloque.
En somme, les enjeux de la relance sont clairs et majeurs pour votre activité :
- La stabilité de votre trésorerie.
- La préservation de la relation client.
- Votre conformité au cadre légal.
Le reste, c’est-à-dire comment mettre tout ça en musique, et bien, on le détaillera dans la suite de notre processus.
Les relances client : le processus étape par étape
Maintenant que nous avons posé les bases et compris pourquoi vos relances sont si vitales pour votre trésorerie, passons au concret.
Comment s’y prendre, étape par étape, pour ne rien laisser au hasard ?
On va voir ensemble comment dérouler un processus clair, sans pression inutile au début, puis plus ferme si besoin.
La relance préventive
Alors, quand envoyer cette première piqûre de rappel ?
Idéalement, trois à cinq jours avant la date d’échéance de la facture.
C’est de la pure anticipation, vous voyez ?
Le but est simple : empêcher l’oubli.
Beaucoup de retards de paiement ne sont que des oublis, pas de la mauvaise volonté. Un petit rappel suffit.
Votre message ? Un email court et poli.
Pensez à bien joindre la facture concernée en pièce jointe, c’est un détail qui change tout. Et surtout, proposez un lien de paiement clair et facile d’accès.
Prenez l’exemple d’une PME spécialisée en maintenance industrielle.
Vous avez une facture à échéance le 30 du mois. Le 26, hop, un email amical avec l’objet « Rappel : Échéance de votre facture du 30/06 ».
C’est direct, ça ne prend que quelques secondes, et croyez-moi, ça vous évitera bien des tracas par la suite.
La première relance
Malgré votre message préventif, la date d’échéance est passée, et toujours pas d’encaissement ?
Pas de panique. Il est temps d’envoyer la première relance post-échéance.
Le bon timing, c’est entre J+5 et J+7 après l’échéance.
Commencez par un email, toujours. C’est moins intrusif.
Si vous n’avez pas de retour sous 48 heures, alors là, un appel téléphonique s’impose.
Dans votre message (écrit ou oral), rappelez le montant dû, la date d’échéance initiale, et n’oubliez pas d’inclure la facture à nouveau.
Proposez également une plage horaire pour discuter de la situation.
Cela montre que vous êtes ouvert à la conversation, pas juste à la réclamation.
Une petite astuce : personnalisez votre approche.
Si c’est un client fidèle, avec qui vous avez une bonne relation, mentionnez la dernière mission ou prestation que vous avez livrée pour eux.
Cela replace la discussion dans le contexte de votre partenariat, plutôt que de la limiter à un simple rappel financier.
Vous montrez que vous suivez le dossier, avec respect, sans mettre une pression inutile.
Gérer toutes ces étapes, suivre chaque client, personnaliser… Cela peut sembler lourd, non ?
C’est souvent là qu’un outil adapté fait la différence, en vous permettant de structurer vos messages et vos suivis. Pour automatiser une bonne partie de ce processus et personnaliser vos workflows de facturation, vous pourriez bien vous simplifier la vie. Essayez gratuitement Invoicing.plus.
La seconde relance et alternatives
Si la première relance n’a pas donné de résultats, il est temps de monter d’un cran. Sans agressivité, mais avec plus de fermeté.
La seconde relance doit être envoyée entre J+10 et J+15 après l’échéance.
Le message se renforce.
Indiquez clairement une date limite pour la régularisation du paiement.
C’est aussi le moment de mentionner les éventuels intérêts de retard ou pénalités prévus par votre contrat ou vos CGV. Vous mettez un cadre, vous rappelez les termes.
Si votre email reste sans réponse, changez de canal.
Un appel direct au service comptable de votre client peut souvent débloquer la situation. Parfois, un simple courrier simple (avec une preuve d’envoi si possible) peut aussi avoir plus d’impact qu’un email.
Imaginez que vous êtes un artisan B2B.
À J+12, vous décidez d’appeler directement le comptable de votre client.
Vous confirmez l’IBAN, vous vous assurez que la facture est bien arrivée à la bonne personne, et vous obtenez un engagement pour un virement à une date précise. C’est ça, la proactivité.
En cas de silence persistant, et si nous approchons de J+30, il y a un ultime palier « amiable » :
un courrier recommandé avec accusé de réception.
Ce courrier mentionnera la possibilité d’une mise en demeure si aucune action n’est entreprise.
Vous posez un cadre formel, tout en laissant une dernière porte ouverte au dialogue avant de passer à des étapes plus contraignantes.
Cette approche progressive, vous le voyez, est essentielle.
Elle protège votre relation client tout en sécurisant vos encaissements. Mais elle demande une rigueur de tous les instants, non ?
Les relances client : exemples et modèles de messages
Vous avez compris la logique des relances, les étapes, l’importance pour votre trésorerie. Bravo.
Mais, concrètement, qu’est-ce qu’on écrit ?
Quand on envoie quel message ?
Comment trouver les mots justes pour se faire payer, sans abîmer cette fameuse relation client ? C’est le nerf de la guerre, non ?
Nous allons décortiquer ensemble des modèles de messages.
Des scripts que vous pourrez adapter.
L’idée, c’est de vous donner les outils pour naviguer entre le « rappel amical » et la « mise en demeure » sans fausse note.
Votre feuille de route pour des relances efficaces
Comme nous l’avons vu précédemment, chaque relance a son moment.
Et son ton.
Pour vous aider à visualiser ce parcours, voici un petit récapitulatif de la méthode SQuAD (pour Simple, Rapide, Clair, Décisif), une sorte de « checklist » pour ne rien oublier.
| Quand agir ? | Type de Contact | L’Objectif Principal |
|---|---|---|
| J-3 à J-5 (avant l’échéance) | Email léger, « amical » | Prévenir l’oubli, garder une bonne relation. |
| J+5 à J+7 (après l’échéance) | Email plus structuré | Obtenir une date de paiement, identifier un problème éventuel. |
| J+10 à J+15 | Appel téléphonique puis email récapitulatif | Obtenir un engagement clair, comprendre la situation. |
| J+15 à J+20 | SMS bref, ciblé | Dernier rappel rapide, parfois plus direct qu’un email perdu. |
| Vers J+30 | Lettre recommandée avec accusé de réception | Formaliser la demande, annoncer des démarches plus fermes. |
Ce tableau, c’est votre boussole.
Il vous donne la direction.
Maintenant, plongeons dans les messages eux-mêmes.
Les modèles de messages à utiliser
Ces scripts, vous pouvez les prendre tels quels, ou les adapter.
C’est comme une recette : la base est là, à vous d’y mettre votre touche personnelle pour que ça corresponde à votre client, à la situation, au montant de la facture.
1. L’email préventif léger (J-3 à J-5)
Alors, comment commencer sans brusquer ?
Avec une relance préventive, évidemment.
C’est le message le plus simple, le plus doux.
Juste un petit rappel, vous savez, pour éviter l’oubli. Car souvent, un paiement en retard n’est qu’un oubli !
Objet : Rappel amical – Votre facture [numéro de facture] échéance [date d’échéance]
Message :
Bonjour [Nom du contact],
Une petite piqûre de rappel concernant la facture n° [numéro de facture], d’un montant de [montant] euros, qui arrive à échéance le [date d’échéance].
Je vous joins le document pour faciliter votre paiement.
Vous trouverez également un lien direct pour régler si vous le souhaitez : [lien de paiement].
Merci beaucoup pour votre attention et votre réactivité.
Belle journée,
[Votre nom]
2. L’email structuré pour la première relance (J+5 à J+7)
Si, malgré votre message préventif, le paiement n’est pas arrivé, pas de panique.
Il est temps d’envoyer la première vraie relance, quelques jours après l’échéance.
Ce message est un peu plus direct, mais toujours courtois et professionnel.
Vous rappelez les faits, et vous demandez une action.
Objet : Suivi facture [numéro de facture] – [montant] dû
Message :
Bonjour [Nom du contact],
Sauf erreur de ma part, la facture n° [numéro de facture], d’un montant de [montant] euros, arrivée à échéance le [date d’échéance], semble toujours impayée à ce jour.
Je vous la joins à nouveau pour votre information.
Pourriez-vous me confirmer la date de règlement ou m’indiquer si un quelconque blocage est survenu de votre côté ?
N’hésitez pas si vous avez besoin d’un IBAN ou d’un lien de paiement rapide.
Cordialement,
[Votre nom]
3. L’appel téléphonique et l’email de compte rendu (J+10 à J+15)
Pas de nouvelles après l’email ?
C’est le moment de prendre le téléphone. Un appel, ça change tout. C’est plus humain, plus direct.
L’objectif est clair : obtenir un engagement ou comprendre le fond du problème.
Et ensuite, toujours, toujours envoyer un email de récapitulatif. Une trace écrite, c’est essentiel.
Script d’appel :
« Bonjour [Nom du contact], je vous appelle au sujet de la facture n° [numéro de facture], qui était due le [date d’échéance], pour un montant de [montant] euros. Avez-vous ce dossier sous les yeux ? Quelles sont les prochaines étapes de votre côté ? Pourriez-vous me donner une date de virement précise ? »
Email récapitulatif :
Objet : Récapitulatif de notre échange concernant la facture [numéro]
Message :
Bonjour [Nom du contact],
Suite à notre appel de ce jour, vous me confirmez qu’un règlement de la facture n° [numéro de facture] sera effectué le [date convenue].
Je reste bien sûr à votre disposition si vous aviez besoin d’un duplicata ou de toute autre information.
Merci pour votre retour.
Cordialement,
[Votre nom]
4. Le SMS bref de relance « logistique » (J+15 à J+20)
Un SMS ? Oui, un SMS.
C’est court, percutant et souvent lu immédiatement.
Utilisez-le comme un dernier petit coup de pouce, une relance « logistique » qui ne prend que quelques secondes.
Texte du SMS :
« Bonjour [Nom du contact], relance facture [numéro de facture] de [montant] euros. Avez-vous une date de règlement à me confirmer ? Lien de paiement : [lien de paiement]. Merci. »
5. La lettre recommandée avec accusé de réception (vers J+30)
Si toutes les approches amiables échouent et que le paiement traîne, il faut passer à une étape plus formelle.
C’est là que la lettre recommandée entre en jeu.
Elle a une valeur juridique forte.
C’est le signal que vous êtes sérieux, sans encore lancer des procédures complexes.
Objet : Mise en demeure de payer avant procédure
Contenu :
Madame, Monsieur,
Sauf régularisation de la facture n° [numéro de facture], d’un montant de [montant] euros, dans un délai de 8 jours à compter de la réception de la présente, nous nous verrons dans l’obligation d’appliquer les intérêts de retard prévus par la loi et par nos Conditions Générales de Vente.
Nous envisagerons également la suite appropriée pour le recouvrement de cette somme.
Le paiement peut être effectué par virement sur le compte bancaire suivant : [IBAN].
Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom ou nom de l’entreprise]
(N’oubliez pas de joindre une copie de la facture concernée.)
Un exemple concret pour mieux vous projeter
Imaginez que vous êtes à la tête d’une PME qui propose des services de conseil aux entreprises.
Une de vos factures de 1 500 € est en retard de 7 jours.
À J+7, vous envoyez le modèle d’email structuré n°2, avec la facture jointe et un lien de paiement par carte.
Puis, à J+12, pas de nouvelle, vous décidez d’appeler directement le service comptable de votre client, en utilisant le script n°3.
Et là, bingo ! Vous obtenez une date ferme de virement pour le surlendemain.
C’est ça, l’efficacité d’un processus de relance bien rodé.
Action Éclair : votre tableau de suivi
Pour ne jamais vous perdre dans ce labyrinthe de relances, je vous propose un outil simple, mais redoutablement efficace.
Créez un tableau de suivi.
Pas besoin d’un logiciel complexe, un simple tableur fait l’affaire.
- Une colonne pour le nom du client.
- Une autre pour le numéro et le montant de la facture.
- Puis, des colonnes pour chaque modèle de relance utilisé : date d’envoi, réponse obtenue, prochaine action.
Vous verrez tout de suite où vous en êtes.
Plus d’hésitation, plus de « je l’ai déjà relancé celui-là, non ? ».
Vous gagnez en temps, en sérénité, et surtout, en encaissements.
Les relances client : gérer l’absence de réponse et automatiser le suivi
Imaginez, vous avez envoyé vos relances, comme nous l’avons vu. Et là, rien.
Pas de réponse. Juste le silence.
Un sentiment frustrant, n’est-ce pas ?
Alors, que faire quand un client ne répond plus ?
C’est simple : il faut changer de braquet. Passer à une vitesse supérieure.
Et surtout, ne plus se retrouver dans cette situation.
Voyons ensemble comment réagir, pas à pas. Et surtout, comment l’automatisation peut devenir votre meilleur allié pour ne plus jamais vivre ce stress.
Quand le silence persiste : une séquence d’action
Dès que le silence s’installe, après vos premières relances amiables, il faut agir avec méthode.
Il n’est pas question d’agresser, non. Juste de montrer votre détermination.
Voici une séquence, étalée sur 12 à 15 jours, pour débloquer la situation :
- Jour 0 : Envoyez un dernier email très clair.
Avec la facture jointe et, cette fois, une date limite de paiement sans équivoque. - Jour 2 : Prenez votre téléphone.
Un appel direct au service comptable du client. Puis, un email de récapitulatif de cet échange.
Vous confirmez ce qui a été dit. Une trace écrite, c’est important. - Jour 5 : Un SMS bref et percutant.
Toujours avec un lien de paiement pour faciliter l’action.
Comme nous l’avons vu, un SMS est souvent lu immédiatement. - Jour 8 : Un courrier simple.
Il récapitule l’ensemble du dossier, les dates d’échanges, et bien sûr, votre IBAN.
Parfois, un support physique a plus d’impact. - Jour 12 : Le point de non-retour amiable : le courrier recommandé.
Avec accusé de réception, s’il vous plaît.
Ce courrier doit mentionner clairement la possibilité d’une mise en demeure si le règlement n’intervient pas rapidement.
Vous formalisez votre démarche.
Vous le voyez, cette approche est progressive.
Elle maintient la relation tout en augmentant la pression, de manière structurée.
Pas de place à l’improvisation.
Reprenons l’exemple de votre PME de services B2B.
Imaginez trois de vos factures : l’une est à J+10, la seconde à J+13, la troisième à J+21.
Un vrai casse-tête, non ?
Alors vous suivez la séquence.
Pour la première facture, à J+10, un appel au comptable.
Vous obtenez une date de virement pour J+15. Ouf. Vous envoyez le récapitulatif.
La deuxième, à J+13, ne bouge pas.
Un SMS, direct. Et bingo, un paiement par carte est effectué le jour même.
Simple, rapide, efficace.
Mais la troisième, à J+21, reste muette.
Malgré tout.
Là, vous n’hésitez pas. Vous envoyez le courrier recommandé, mentionnant un délai de 8 jours pour régulariser.
Vous avez agi avec professionnalisme et fermeté progressive. Vous gardez la main.
L’automatisation du suivi : la fin des impayés fantômes
On est d’accord, gérer tout ça « à la main » prend un temps fou.
Surtout si vous avez plusieurs dizaines de clients.
C’est épuisant, et on en oublie vite un dossier.
La solution ? L’automatisation du suivi.
Le but ici est clair :
Éliminer les oublis, gagner un temps précieux, et garder une cohérence dans le ton de vos relances.
C’est ça, la vraie force d’un bon outil.
Un bon logiciel de relance va vous permettre de créer des workflows personnalisables.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
C’est une séquence d’actions automatiques, pré-définies, qui se déclenchent seules.
Plus besoin d’y penser !
Votre workflow type pourrait ressembler à ça :
- Événement déclencheur : La facture dépasse son échéance.
- J+1 : Un email de relance, avec la facture jointe et un lien de paiement direct, est envoyé automatiquement.
- J+5 : Un second email, plus ferme dans le ton, part tout seul.
En parallèle, l’outil crée une tâche pour vous : « Appeler le client [Nom du client] ». - J+8 : Si aucune action n’a été notée (pas d’appel, pas de paiement), un SMS automatique est envoyé.
- J+12 : Le logiciel génère un courrier recommandé, prêt à imprimer.
Il ne vous reste plus qu’à le signer et le poster.
Et les avantages, alors ? Ils sont concrets, vous verrez :
- Votre délai moyen de paiement diminue. Souvent de 5 à 12 jours, c’est énorme pour votre trésorerie.
- Le taux de réponse à vos relances s’améliore, car vous utilisez le bon canal au bon moment.
- Vous avez une traçabilité complète. Chaque action est enregistrée, ce qui est très utile si, malheureusement, vous deviez passer par des procédures plus formelles.
- Le temps gagné est incroyable.
Imaginez ne plus avoir à penser à chaque facture, surtout si vous gérez plus de 50 clients actifs !
Action Éclair : segmentez vos clients maintenant !
Pour aller plus loin, je vous propose un petit exercice :
Listez vos clients et classez-les par niveau de risque d’impayés : faible, moyen, ou élevé.
Ensuite, adaptez votre workflow automatisé en fonction.
Par exemple, pour un client à « risque élevé », vous pourriez déclencher le SMS et le courrier recommandé plus tôt.
Oui, cela demande un peu de granularité, mais c’est une stratégie qui paie, croyez-moi.
Votre trésorerie vous remerciera.
Alors, quels outils pour vous aider à y voir plus clair et aller plus vite ?
Un bon logiciel de relance automatisée, c’est celui qui va au-delà du simple email.
Il doit pouvoir gérer les pièces jointes dynamiques, les liens de paiement, les relances multicanales, les échéanciers précis, et surtout, les preuves d’envoi.
Un outil qui s’adapte à vous, en somme.
Pour automatiser ce processus de facturation et personnaliser vos workflows, vous pouvez utiliser un logiciel qui s’adapte à vos besoins spécifiques. Essayez gratuitement Invoicing.plus.
La dernière marche avant le juridique : la mise en demeure
Malgré toutes ces étapes, malgré le courrier recommandé, le silence persiste ?
C’est la preuve que votre client ne veut vraiment pas coopérer.
Il est temps de passer à l’étape finale avant les procédures juridiques : la mise en demeure.
C’est un acte formel, encore plus fort que le recommandé.
Elle doit être rédigée avec précision, mentionnant toutes les références de la facture, le montant exact, un nouveau délai précis pour le paiement, et le rappel des intérêts de retard prévus par vos Conditions Générales de Vente.
Et surtout, n’oubliez jamais de garder précieusement chaque preuve : les emails, les récapitulatifs d’appel, les accusés de réception.
Ces documents seront vos alliés si le dossier doit, un jour, être présenté devant un tribunal.
Personne ne souhaite en arriver là, mais il faut être prêt.
Les relances client : pièges à éviter et bonnes pratiques
Après avoir vu comment structurer vos relances, il est bon de regarder ensemble ce qui peut dérailler.
Car croyez-moi, les erreurs, on en fait tous. Et même les plus expérimentés.
Alors, comment éviter les pièges classiques et adopter les bonnes pratiques qui changent vraiment tout ?
Une question que vous vous posez souvent, j’imagine :
Faut-il vraiment durcir le ton dès la première relance ?
Ma réponse est simple, et c’est le cœur de la méthode SQuAD que nous avons évoquée : Non.
Commencez toujours par être courtois et factuel.
Puis, renforcez votre approche graduellement, si besoin est.
C’est une danse subtile, n’est-ce pas ?
Maintenant, plongeons dans les erreurs fréquentes et, surtout, les solutions concrètes pour les éviter :
- Le piège : Un ton trop agressif, trop vite.
La bonne approche : Restez professionnel, précis, sans le moindre jugement.
Votre but est de récupérer l’argent, pas de gagner une dispute. Demandez simplement une date de paiement claire. - Le piège : Envoyer des messages automatiques, mais trop génériques.
La bonne approche : Chaque relance doit être un minimum personnalisée.
Mentionnez le numéro de facture, le montant exact, et la date d’échéance. Ça montre que vous suivez le dossier, et que vous n’êtes pas un simple robot. - Le piège : Oublier les pièces jointes ou les informations de paiement.
La bonne approche : Joignez toujours la facture concernée.
Indiquez votre IBAN et un lien de paiement direct à chaque envoi.
Facilitez la tâche à votre client. Moins il y a de frictions, plus vite vous serez payé. - Le piège : Relancer à l’aveugle, sans la moindre preuve ni traçabilité.
La bonne approche : Tenez un registre précis. Consignez tous vos emails, la date de vos appels, et les réponses obtenues.
C’est absolument indispensable. Imaginez devoir justifier tout cela avant un courrier recommandé, ou pire, une procédure légale. C’est votre bouclier. - Le piège : Ignorer le cadre légal (intérêts de retard, délais, mise en demeure).
La bonne approche : Respectez scrupuleusement la progressivité de vos relances.
Et annoncez clairement les étapes suivantes, comme nous l’avons vu.
Vous montrez votre sérieux, et votre connaissance de la législation en vigueur.
Alors, quand exactement doit-on passer au fameux courrier recommandé ?
La réponse, encore une fois selon notre méthode SQuAD, est assez directe :
Vers J+30 après l’échéance, et seulement après plusieurs relances restées sans réponse.
C’est la dernière étape du processus amiable, vous savez.
Celle qui signale que vous êtes prêt à passer à la vitesse supérieure.
Prenons un cas concret, comme si vous étiez à la tête d’une PME de services.
Imaginons un client fidèle, avec qui vous travaillez depuis des années, qui commence à tarder sur une facture.
Vous n’allez pas l’agresser, non.
Vous allez d’abord appeler directement son comptable. Peut-être qu’il y a juste un souci administratif.
Vous lui proposez un échéancier simple, une solution, histoire de débloquer la situation sans brusquer personne.
Mais si le silence persiste malgré cet échange, si vous n’obtenez aucun retour ni engagement, alors oui, vous basculez vers l’écrit formel. C’est la bonne façon de faire, vous ne trouvez pas ?
Ça protège votre relation tout en assurant vos encaissements.
Action rapide : relisez votre dernier email de relance !
Allez, un petit exercice, tout de suite.
Ouvrez votre boîte d’envoi et relisez le dernier email de relance que vous avez expédié.
Maintenant, soyez honnête avec vous-même :
- Y a-t-il des jugements ou des sous-entendus ? Supprimez-les !
- Avez-vous bien joint la facture, l’IBAN, et un lien de paiement direct ? Si non, ajoutez-les.
- Avez-vous indiqué une date limite claire pour le paiement ? Faites-le.
- Et enfin, avez-vous demandé une confirmation de réception ? C’est une petite phrase, mais elle change tout.
Vous verrez, ces petits ajustements font une différence énorme.
Non seulement ils rendent vos relances plus efficaces, mais ils renforcent aussi votre image de professionnel rigoureux.
Et ça, ça n’a pas de prix.
FAQ
Q: C’est quoi une relance client et à quoi ça sert ?
Une relance client est un rappel de paiement. Elle sécurise votre trésorerie, maintient une relation pro, et précède, si besoin, une mise en demeure dans un cadre légal amiable.
Q: Comment faire des relances efficaces (étapes et timing) ?
Préventive avant échéance, puis J+5 email cordial. J+10 appel ou email ferme avec facture jointe. J+15 courrier recommandé. Ajustez le ton, tracez chaque action, et proposez un moyen de paiement simple.
Q: Quels sont les différents types de relance et canaux à utiliser ?
Email léger, appel structuré, SMS bref, email avec facture jointe, courrier recommandé plus formel. Choisissez selon l’historique, l’enjeu, et la réactivité du client pour maximiser la réponse.
Q: Que faire si le client ne répond pas aux relances ?
Renforcez par recommandé, proposez échéancier, confirmez la réception. Automatisez le suivi avec workflows. Pour aller vite, utilisez un logiciel adapté. Essayez gratuitement Invoicing.plus.
Q: Qui doit gérer les relances en comptabilité et quels pièges éviter ?
Comptable ou chargé recouvrement pilote, commercial informe. Évitez ton agressif, messages non personnalisés, oublis de preuve, délais flous, et actions hors cadre. Restez clair, documenté, et légal.
Conclusion
Voilà.
Vous avez maintenant entre les mains une vraie méthode.
Un cadre clair, un processus simple, et des messages, prêts à être utilisés.
Ce n’est pas rien, vous savez.
C’est la base pour vraiment protéger votre trésorerie.
Sans jamais froisser la relation que vous avez construite avec vos clients.
C’est ça, l’équilibre.
Si on devait résumer, voici les points essentiels à ne surtout pas oublier :
- La relance préventive : Agissez avant l’échéance. Comme un petit rappel amical. Une facture en moins, c’est toujours mieux qu’une impayée. Non ?
- La séquence J+5 puis J+10 : Votre ton doit évoluer. Plus on avance, plus il faut être clair, mais toujours respectueux.
- Le bon canal, les bonnes pièces : Un e-mail avec la facture en pièce jointe, c’est concret. Et toujours une trace écrite, c’est votre sécurité en cas de litige.
- Le courrier recommandé : Quand le silence persiste. C’est un signal fort, une étape à ne pas négliger pour marquer le coup.
- L’automatisation : Pour ne plus rien oublier. Votre temps est précieux, laissez la machine faire les rappels de base.
Et si, malgré tout ça, le client ne répond pas ?
Alors oui, il faut intensifier. Mais jamais avec agressivité.
Gardez le cadre légal en tête, toujours.
Et surtout, standardisez vos séquences.
Chaque cas ne doit pas être un casse-tête.
Ayez un plan clair pour chaque scénario.
Avec des relances claires et régulières, vous gardez la main sur votre argent.
Ce fameux cash qui fait tourner la boîte, vous savez.
Et vous terminerez chaque mois bien plus serein.
C’est ça la vraie victoire.