Toute entreprise doit envoyer des factures à ses clients pour conclure une transaction commerciale. Au-delà des mentions légales et des obligations à respecter en termes de facturation, il est également nécessaire de choisir le bon type de facture.
Quels sont les différents types de factures ? Et dans quelles situations doit-on les utiliser ?
Comment établir une facture conforme ?
Une facture est un document à la fois courant et très réglementé. De nombreuses mentions légales obligatoires sont en effet à prendre en compte pour établir un document conforme. Il est par ailleurs indispensable de se tenir régulièrement informé des nouvelles réglementations fiscales pour éviter tout risque d’amende.
Voici les principaux éléments indispensables qui doivent figurer sur une facture :
- La description de l’achat ou de la prestation : nature du produit ou de la prestation, quantité, prix unitaire, taux de TVA, montant total ;
- Les informations concernant le vendeur : numéro siren, nom et adresse de l’entreprise ;
- Les informations concernant l’acheteur : nom, adresse de livraison et de facturation ;
- Les informations de la facture : numéro unique, date d’émission ;
- Les conditions de paiement et pénalités de retard.
Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres informations peuvent être nécessaires. En effet, selon la situation et l’opération effectuée, différents types de factures peuvent être utilisés. Il est indispensable de maîtriser les subtilités de la facturation pour bien gérer sa comptabilité et choisir le type de facture adaptée.
Les différents types de factures et quand les utiliser
Chaque type de facture a une utilité particulière, et il est important de comprendre quand et comment les utiliser.
1. La facture classique
La facture classique, aussi appelée facture standard ou facture ordinaire, est celle qui est le plus souvent établie dans les transactions commerciales courantes.
Quand utiliser une facture classique ?
On l’utilise quand il n’y a aucune particularité sur la prestation fournie ou le produit vendu. Le client paye en une fois pour un achat ponctuel.
2. La facture d’acompte
La facture d’acompte est très répandue. Elle permet à l’entreprise d’encaisser une partie du montant final (une avance) avant la livraison de la marchandise ou de la prestation.
Quand utiliser une facture d’acompte ?
La facture d’acompte est utilisée quand une partie du paiement est effectuée avant la clôture de la transaction. C’est une facture intermédiaire.
Quand le client effectue un règlement avant la date finale, l’entreprise émet une facture d’acompte reprenant le montant payé. Le solde restant dû est alors diminué du montant de cette facture.
3. La facture définitive
La facture définitive est complémentaire de la facture d’acompte. On l’appelle aussi facture de solde.
Quand utiliser une facture définitive ?
La facture définitive est émise à la fin de la prestation ou à la livraison du service. Elle reprend l’ensemble des acomptes versés dans les facturations intermédiaires et le montant restant dû.
4. La facture pro forma
La facture pro forma peut être assimilée à un devis. C’est un document informatif utilisé pour fournir une estimation. On la considère parfois comme un modèle de la facture définitive.
Son nom est un peu troublant, car même si on parle de facture, son émission ne déclenche pas de paiement ni d’obligation légale. Elle est sans valeur juridique ni comptable. C’est pour cela que la facture pro forma est également sans numéro de facture.
Quand utiliser une facture pro forma ?
La facture pro forma sert essentiellement à détailler les conditions d’une vente avant sa finalisation. Elle est souvent utilisée dans le cadre d’une facturation internationale, notamment pour effectuer les formalités de la douane. Elle permet également aux clients d’évaluer l’offre dans sa globalité avant de confirmer la commande.
5. La facture d’avoir
La facture d’avoir permet de corriger ou d’annuler une facture initiale.
Elle est parfois appelée facture rectificative ou facture d’annulation. Il s’agit en réalité du même type de document.
Quand utiliser une facture d’avoir ?
La réglementation fiscale interdit l’annulation d’une facture. Une fois qu’elle est émise, on ne peut pas effectuer de correction. En cas de problème ou d’erreur, il est donc nécessaire de générer une nouvelle facture pour recréditer le client de tout ou partie de l’ancienne facture.
La facture d’avoir peut donc être utilisée pour effectuer un remboursement, accorder une remise ou rectifier une erreur de facturation.
Elle est essentielle pour maintenir une comptabilité à jour et conforme aux obligations légales, tout en assurant une relation commerciale transparente et équilibrée.
6. La facture de situation
La facture de situation est parfois également appelée facture intermédiaire ou encore facture d’avancement. Elle permet d’étaler les paiements sur toute la période en fonction de l’avancée de la prestation.
Quand utiliser une facture de situation ?
Ce type de facturation est utilisé dans le cadre de projets à long terme, notamment dans les secteurs du BTP ou pour la réalisation de travaux. Elle permet de facturer des étapes intermédiaires, comme la mise hors d’eau ou hors d’air pour la construction d’une maison neuve.
La facture de situation est exprimée en pourcentage de la prestation effectuée, et donc du montant total de la facture.
7. La facture récurrente
La facture récurrente est un document émis de manière périodique.
Quand utiliser une facture récurrente ?
La facture récurrente est utilisée dans le cadre de services ou d’abonnement à long terme. La même prestation est répétée chaque semaine, mois ou trimestre de façon identique. L’émission de la facture déclenche donc le paiement pour le client.
La facture récurrente est souvent automatisée. Cela simplifie la gestion comptable pour l’entreprise et réduit le risque d’oubli ou d’erreur. Le client, de son côté, bénéficie d’une visibilité claire du coût associé à la prestation.
8. La facture de régularisation
La facture de régularisation permet d’ajuster le solde à la fin d’une période donnée, quand le montant d’une facture est estimé ou préfacturé.
Quand utiliser une facture de régularisation ?
Cette facture est généralement émise par des fournisseurs d’énergie (électricité, gaz) ou d’eau. Elle permet de faire l’ajustement entre les paiements anticipés et la consommation réelle d’un service.
Choisir le bon type de facture en fonction de votre activité et des besoins de vos clients est essentiel pour une gestion financière fluide et conforme. Tous ces types de factures doivent se conformer aux nouvelles obligations en matière de dématérialisation des factures.
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