Vous avez besoin d’un modèle de facture proforma.
Pas dans une heure. Maintenant.
Et vous en avez assez des sites qui vous promettent un lien de téléchargement…
…caché après dix pages de théorie inutile.
Ici, c’est différent.
Cet article va droit au but. Voici ce que vous allez obtenir :
- Un modèle de facture proforma simple, à télécharger gratuitement aux formats Word et Excel.
- La liste claire des mentions obligatoires pour que votre document soit conforme.
- Un guide pas à pas pour le remplir sans faire d’erreur et le transformer en facture finale.
Pas de pièges. Juste de l’efficace.
Commençons.
Téléchargez votre facture proforma modèle en Word et Excel
Bon, vous l’avez compris : fini la théorie, on passe à l’action.
Vous êtes ici pour ce fameux modèle de facture proforma gratuit, modifiable, et surtout, prêt à l’emploi. Pas de blabla inutile.
Voici vos liens directs. Choisissez le format qui vous convient le mieux, remplissez et envoyez. C’est aussi simple que ça, vous verrez.
Télécharger le modèle Word | Télécharger le modèle Excel
Vous vous demandez pourquoi deux formats, peut-être ?
La vérité, c’est que vos besoins ne sont pas les mêmes partout, tout le temps.
Le modèle Word, par exemple, c’est votre allié pour une mise en page impeccable.
Vous voulez que ça claque visuellement ? Que votre logo soit parfaitement intégré, les couleurs de votre marque respectées ?
C’est l’outil idéal si vous aimez contrôler le rendu, si vous ajoutez des images ou si vous devez transformer le document en PDF pour un envoi client qui a de la gueule. C’est pour la présentation, le côté « pro » facile et rapide à imprimer.
Maintenant, si vous gérez des chiffres, des quantités variables, ou des remises… là, Excel est votre meilleur ami.
Il va s’occuper de tous les calculs : le HT, la TVA, et bien sûr le TTC, sans que vous ayez à sortir votre calculette.
Fini les erreurs de saisie !
Imaginez un instant : vous vendez 20 pièces d’un produit à 35 euros HT l’unité.
La TVA est à 20 %, et vous avez 18 euros de frais de port.
Avec le modèle Excel, vous entrez juste ces trois chiffres, et hop ! Le total TTC se met à jour automatiquement.
Ça, c’est un gain de temps énorme, croyez-moi.
Mais parfois, même Excel peut montrer ses limites.
Surtout quand vos besoins deviennent plus complexes, avec des factures récurrentes ou des intégrations spécifiques.
Pour aller plus loin dans l’automatisation et la personnalisation de vos workflows de facturation, il existe des solutions bien plus puissantes.
Essayez gratuitement Invoicing.plus, c’est un outil conçu pour s’adapter à vos exigences les plus précises.
Ces modèles, qu’ils soient Word ou Excel, ont été pensés pour vous faire gagner un temps précieux :
- Ils sont entièrement modifiables : vous changez les mentions, les colonnes, la devise, le taux de TVA… tout ce dont vous avez besoin.
- La mise en forme professionnelle est déjà là : l’en-tête, le pied de page, les champs… vous n’avez qu’à remplir.
- Et surtout, vous gagnez un temps fou. Dupliquez-les, renommez-les, archivez-les par client.
Plus besoin de tout refaire à chaque fois.
Une petite astuce, au passage :
Pensez à créer deux versions de votre modèle.
Une pour la France, en euros, et une autre pour l’export, en dollars, avec les fameux Incoterms (ces règles qui définissent qui paie quoi dans le transport international) déjà préremplis.
Ça peut vous éviter bien des maux de tête pour vos transactions internationales.
Maintenant, à vous de jouer !
Téléchargez le modèle, ouvrez-le, et remplacez les informations d’exemple par les vôtres.
Et n’oubliez pas : enregistrez toujours votre facture proforma en PDF avant de l’envoyer à votre client. C’est plus professionnel, et ça garantit qu’il ne pourra pas la modifier.
Comprendre la facture proforma : Définition et utilité
Alors, une facture proforma, qu’est-ce que c’est, au juste ?
Vous savez, c’est un peu comme un devis, mais qui a déjà l’allure d’une vraie facture. C’est ça l’idée.
Elle détaille votre offre commerciale : le prix, les quantités, les conditions de vente… tout y est.
Mais attention, et c’est important : elle n’a aucune valeur comptable. Zéro.
Elle ne déclenche pas la TVA. Ne génère pas de paiement direct. Pas d’écriture dans vos comptes.
Elle sert à sécuriser l’accord avant de passer aux choses sérieuses, avant la facture définitive.
C’est une sorte de brouillon très officiel. Vous comprenez ?
Pourquoi vous, en tant que dirigeant de TPE/PME ou indépendant, devriez-vous l’utiliser ?
C’est simple : pour figer les choses.
Pour que le prix soit clair, que les quantités soient indiscutables, que les conditions soient limpides.
Elle est là pour éviter tout malentendu, tout conflit coûteux au moment où vous allez émettre la facture finale. Une sorte de bouclier.
Prenons des exemples concrets, des situations que vous vivez peut-être.
Imaginez que vous vendez 50 sièges ergonomiques haut de gamme à un nouveau distributeur.
La proforma, là, elle va tout détailler : chaque référence produit, la remise commerciale que vous avez accordée, même les fameux Incoterms si c’est pour l’export (ce sont les règles qui disent qui paie quoi pour le transport, vous savez).
Elle mentionne le délai de livraison. Votre client la signe, et voilà : l’engagement est pris. Pas de surprise.
Ou alors, vous êtes un artisan formidable, et vous avez besoin d’un prêt pour acheter une nouvelle machine, plus performante.
La banque, elle, a besoin de chiffres. Du précis. Pas d’à-peu-près.
Votre facture proforma va présenter le prix HT de la machine, la TVA, un éventuel acompte et même un échéancier de paiement.
C’est un document solide qui rassure la banque. Ça accélère votre demande. Pratique, n’est-ce pas ?
Un autre cas ? Vous exportez 200 kits de bricolage vers le Canada. La douane. Ah, la douane…
Ils réclament la valeur exacte de votre marchandise, son origine, le poids, encore les Incoterms.
La proforma, c’est votre passeport. Elle vous aide à obtenir les devises nécessaires et les autorisations pour que vos produits passent la frontière sans encombre.
Sans elle, bonjour les retards, et la paperasse. Ça, on n’en veut pas.
Et ce n’est pas tout. Vous offrez des services ?
Pensez à une mission de référencement SEO sur 3 mois. Votre proforma liste les livrables, les jalons clés, votre taux journalier moyen (TJM) et même le nombre de révisions incluses.
Comme ça, au moment de facturer, personne ne peut dire « je ne savais pas ». C’est gravé dans le marbre.
Ou si vous faites du sur-mesure, que ce soit des meubles, des pièces uniques… La matière première, la main d’œuvre, la quantité minimale de commande (MOQ), le délai de production… Tout est posé.
Avant même d’engager votre atelier, de commander les matériaux. Quelle tranquillité !
Maintenant, une question qui revient souvent : la proforma vous oblige-t-elle à payer tout de suite ?
Pas du tout. Non.
Elle cadre l’offre, elle fixe les conditions. C’est son rôle. Mais elle n’est pas une demande de paiement immédiate.
Moi, personnellement, je la vois comme un vrai garde-fou. Un filet de sécurité.
Imaginez votre agence web : le devis est validé via cette proforma, vous demandez 40 % d’acompte, et définissez 2 jalons de paiement.
Plus tard, quand arrive le moment de la vraie facturation, il n’y a plus de discussion possible. Tout est déjà tracé, approuvé. Pas de place pour les litiges.
Et si vous importez des composants électroniques sensibles, par exemple ?
Votre proforma devient une base documentaire cruciale pour l’assurance transport et pour vos contrôles internes.
C’est un document qui prouve, qui justifie. Un pilier.
En fait, cette clarté, elle réduit les erreurs à la source.
Une désignation précise des produits ou services, le prix HT, la TVA, les conditions de vente détaillées, les délais.
Vous éliminez toutes les zones grises, vous savez, ces points où on peut toujours interpréter différemment. Et qui dit moins de zones grises, dit moins de litiges. Moins de maux de tête pour vous.
Un petit conseil, une astuce de terrain, si vous voulez :
Faites toujours apparaître la validité de l’offre. Dites clairement « offre valable 15 jours », par exemple.
Et n’oubliez jamais la devise. Si vous vendez en dollars (USD) à un client basé au Royaume-Uni, c’est fondamental.
Ça vous évitera toute ambiguïté sur le taux de change, et donc, de potentielles pertes. Un petit détail, mais qui peut faire une grande différence.
Enfin, le top du top : une proforma bien pensée, bien structurée, peut se transformer en facture finale en un simple clic. Sans avoir à tout ressaisir !
Moins d’erreurs. Plus de rapidité. Et ça, ça veut dire plus de cash qui rentre plus vite pour vous.
Vous respirez. C’est quand même ça qu’on cherche, non ?
Les mentions obligatoires à intégrer dans votre facture proforma modèle
Alors, pour être sûr de ne rien oublier, de ne faire aucune erreur… qu’est-ce qu’une facture proforma doit absolument contenir ?
En gros, vous avez besoin de la mention « Facture Proforma » bien visible.
Vos infos, celles du client. Une date. Une description précise. Les montants (HT, TVA, TTC).
Et, bien sûr, les conditions de vente.
Facile, non ?
Maintenant, si vous voulez une vraie checklist, celle qui vous assure la tranquillité, suivez-moi.
Cochez chaque point avant d’envoyer votre document. Vraiment, ça peut vous sauver la mise !
- La mention « Facture Proforma ».
Mettez-la en gros en haut, bien visible.
Vous ne voulez pas que ça soit confondu avec une vraie facture, n’est-ce pas ? - Les infos de votre entreprise, l’émetteur :
Votre raison sociale complète, l’adresse, votre SIREN/SIRET, votre numéro de TVA intracommunautaire, et comment vous joindre (email, téléphone). - Celles de votre client :
Son nom légal, son adresse de facturation, et s’il est un professionnel dans l’UE, son numéro de TVA intracom.
Un contact aussi, c’est mieux. - La date d’émission de la proforma.
Et surtout, la validité de l’offre.
Dites clairement : « offre valable 15 jours ». Ça fixe les esprits, ça évite que le client revienne six mois plus tard sur un prix qui n’est plus d’actualité.
Comme on l’a vu, la clarté, c’est tout ! - Un numéro de proforma unique.
C’est votre référence interne. Pratique pour suivre vos devis, pour relancer.
Vous vous souvenez, on en parlait pour la facturation finale ? C’est pareil ici. - La description détaillée de ce que vous vendez.
Que ce soit des produits ou des services.
Références, quantités, unités (par pièce, par heure, par forfait), et même la période de prestation si c’est un service.
Plus c’est précis, moins il y a de questions. - Les prix unitaires et les remises éventuelles.
Mettez le pourcentage et le montant de la remise.
C’est ça, la transparence. - Les totaux HT.
Par ligne de produit ou service, et le total général hors taxes. C’est la base du calcul. - La TVA.
Indiquez le taux appliqué pour chaque ligne, et le total de la TVA.
Si vous êtes en micro-entreprise et non assujetti, mentionnez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
C’est une mention légale importante ! - Le total TTC (Toutes Taxes Comprises).
Et la devise utilisée : EUR pour l’Euro, USD pour le Dollar, etc.
Pas d’ambiguïté sur les taux de change, pas de mauvaise surprise pour vous ou votre client. - Les conditions de vente.
Comment le paiement va se faire (acompte, échéancier de paiement, solde), les délais, les pénalités de retard si jamais… et si vous offrez un escompte pour paiement rapide.
C’est le nerf de la guerre. - Les infos de livraison.
Le délai estimé, les frais, l’adresse de livraison.
Et si vous exportez, les fameux Incoterms (ces petites règles qui disent qui paie quoi dans le transport international) et le point exact de transfert de propriété.
La douane, ça ne rigole pas avec ça. - Le mode de paiement que vous acceptez.
Virement bancaire (avec votre IBAN et BIC), carte bancaire, chèque…
Rendez le processus facile pour le client. - Pour l’export, l’origine des marchandises et leur poids.
Ça, c’est de l’or pour les services de douane.
Ça fluidifie tout, vous verrez. - Des mentions légales spécifiques si votre activité l’exige.
Par exemple, des informations sur votre assurance, la garantie des produits, la propriété intellectuelle, ou la clause de réserve de propriété jusqu’au paiement intégral.
Vous voyez, ce n’est pas si compliqué quand on a la liste sous les yeux.
Votre action, maintenant : ouvrez le modèle que vous avez téléchargé, et intégrez toutes ces informations dans un bloc bien clair.
Un tableau récapitulatif en bas de page pour les montants, c’est très visuel et efficace.
Comme ça, le client voit les chiffres clés d’un coup d’œil.
| Base HT | TVA 20 % | Frais | Total TTC | Devise |
|---|---|---|---|---|
| 1 000,00 | 200,00 | 18,00 | 1 218,00 | EUR |
Tiens, un exemple concret, une situation que vous pourriez vivre :
Vous êtes une TPE et vous vendez 30 kits de bricolage à un client professionnel en Allemagne.
Son numéro de TVA intracommunautaire est valide, c’est important.
Dans ce cas, sur votre proforma, vous allez mettre TVA 0 % et ajouter la mention « Autoliquidation« .
Si vous oubliez ça, c’est le litige quasi assuré avec le fisc, ou au minimum, un gros malentendu avec votre client.
Personne ne veut de ça, croyez-moi.
Un dernier point, une astuce qui vous fera gagner un temps fou et vous évitera des maux de tête :
Gardez une numérotation continue pour vos proformas.
Et faites en sorte que la validité de l’offre soit relativement courte.
Quinze jours, c’est bien. Un mois, à la rigueur.
Pourquoi ?
Moins de temps pour hésiter, moins de chances de contestations.
Moins d’allers-retours inutiles avec le client.
Et au final, plus de cash qui rentre, plus vite, pour vous.
C’est quand même ça qu’on veut, non ?
Remplir votre facture proforma modèle : Guide pas à pas et astuces
Vous avez téléchargé les modèles Word ou Excel, c’est parfait.
Maintenant, comment les remplir sans la moindre erreur ?
Parce que le but, c’est zéro stress, non ? Et surtout, gagner du temps.
Allez, on va le faire ensemble. Étape par étape. Sans laisser d’angle mort. Préparez votre modèle.
1. Dupliquez et renommez votre fichier
D’abord, une chose simple, mais essentielle : dupliquez votre modèle.
Puis renommez-le avec un numéro de proforma unique. C’est votre référence interne.
Imaginez, par exemple, « PF-2025-018 » pour le client Martin SARL.
Simple à suivre. Facile à retrouver. Vous voyez l’idée ?
2. Renseignez l’en-tête de votre entreprise
Ensuite, vos informations. Celles de votre entreprise, l’émetteur du document.
Votre raison sociale complète, l’adresse, votre SIREN/SIRET, votre numéro de TVA intracommunautaire.
Et bien sûr, comment vous joindre : votre email, votre téléphone.
C’est la carte d’identité de votre document. Votre marque de fabrique. On ne plaisante pas avec ça.
3. Ajoutez les infos de votre client
Puis, les détails de votre client.
Son nom légal, son adresse de facturation.
S’il est un professionnel dans l’Union Européenne, n’oubliez pas son numéro de TVA intracommunautaire.
Un contact direct, c’est mieux aussi. Ça vous évitera des allers-retours inutiles, croyez-moi.
4. Inscrivez la date et la validité de l’offre
La date d’émission de la proforma, c’est une base.
Mais surtout, la validité de l’offre. Écrivez clairement : « Offre valable 15 jours« .
Pourquoi ? Ça cadre le prix, ça fixe le timing. Pas de blabla. Pas de débat sur le prix dans six mois.
Comme on l’a vu, la clarté, c’est tout.
5. Placez la mention « Facture Proforma » bien visible
Mettez-la en gros, en haut du document. En gras. Immanquable.
Ça lève toute ambiguïté comptable. Ça dit clairement : « Ceci n’est pas une facture définitive ». On est bien d’accord ?
6. Décrivez vos produits ou services en détail
Maintenant, ce que vous vendez.
Une désignation précise. Les références, l’unité (par pièce, par heure, par forfait), les quantités.
Et si c’est un service, la période d’exécution. Plus c’est précis, moins il y a de questions, vous savez.
7. Saisissez les prix unitaires, les remises, puis laissez Excel faire le travail
Indiquez les prix unitaires, les remises éventuelles.
Si vous utilisez Excel, il fera les calculs pour vous : le HT, la TVA, le TTC.
Si vous êtes en Word, il faudra vérifier chaque total à la main. Soyez rigoureux, d’accord ?
8. Ajoutez la devise et, si vous exportez, les Incoterms
La devise est essentielle : EUR, USD… Sans ambiguïté.
Et si vous exportez, ces fameux Incoterms (ces règles qui définissent qui paie quoi et à quel moment pour le transport international).
Un petit exemple concret ? Imaginez que vous vendez des composants techniques à un client à Berlin. Vous pourriez noter : « DAP Berlin, EUR« .
On sait qui supporte quoi, où et quand. Ça, c’est de l’efficacité.
9. Précisez vos conditions de vente
Parlez de l’acompte, de l’échéancier de paiement, des délais, des éventuelles pénalités de retard.
Et si vous offrez un escompte pour paiement rapide, c’est ici qu’il faut le mentionner.
Ce sont vos règles du jeu. Claires, nettes. Ça sécurise votre trésorerie.
10. Renseignez le mode de paiement
Comment votre client peut-il vous payer ?
Virement bancaire (avec votre IBAN/BIC), carte bancaire, chèque…
Facilitez-lui la vie, il vous paiera plus vite. C’est tout bête, mais ça change tout.
11. Si livraison, détaillez délais, frais, adresse. Pour l’export, origine et poids
Pour la livraison, précisez le délai estimé, les frais, l’adresse.
Et si vous exportez, ajoutez l’origine des marchandises et leur poids.
La douane adore ça. Le transit est fluide, vous gagnez des jours précieux. Vraiment.
12. Un tableau récapitulatif des montants
Pour la lisibilité, un tableau récapitulatif en bas, c’est top. Le client voit les chiffres clés d’un coup d’œil.
| Total HT | TVA | Frais | Total TTC | Devise |
|---|---|---|---|---|
| 3 500,00 | 700,00 | 45,00 | 4 245,00 | EUR |
Comment passer votre proforma en facture finale sans tout ressaisir ?
Voilà une question qui revient souvent.
Comment transformer ce document en facture finale sans devoir tout recommencer ?
Simple : vous réutilisez la proforma que vous avez validée.
Vous remplacez simplement la mention « Facture Proforma » par « Facture« .
Vous conservez la numérotation adaptée, les montants qui ont été validés.
Vous ajoutez la date de facturation, l’échéance de paiement, et si un acompte a été versé, vous émettez un avoir d’acompte.
C’est ça, la fluidité. C’est ça qui vous fait gagner de l’argent.
Imaginez, pour un cas réel : vous êtes une TPE dans les services. Vous vendez un forfait SEO de 3 mois à 2 400 € HT, avec un acompte de 40 %.
Sur la proforma, vous mettez l’acompte, puis le solde aux jalons convenus.
Le jour J de la facturation, vous convertissez votre document, vous facturez l’acompte, puis chaque jalon.
C’est fluide. C’est précis. Pas de place pour le doute.
Un petit contrôle qualité avant d’envoyer, toujours !
Avant d’appuyer sur « Envoyer », une dernière vérification.
Un réflexe qui vous sauvera bien des maux de tête :
- Vérifiez la devise, le taux de TVA (ou la mention d’exonération), la validité de l’offre.
- Relisez toutes les coordonnées de votre client et les vôtres.
- Revérifiez toutes les références et les quantités de vos produits ou services. Une ligne erronée, et c’est tout qui déraille. Franchement.
- Et surtout : exportez toujours votre document en PDF. C’est propre, c’est professionnel. Le fichier est figé, impossible de le modifier après envoi.
Maintenant, si vous voulez automatiser tout ça, sans le moindre effort, et personnaliser vos processus de facturation pour qu’ils s’adaptent parfaitement à votre activité…
Essayez gratuitement Invoicing.plus.
C’est un outil vraiment conçu pour s’adapter à vos exigences les plus précises. Pour vous simplifier la vie, au quotidien.
Une dernière astuce pour la route
Créez deux versions de votre modèle de proforma.
Un modèle France, et un modèle Export.
Avec toutes vos mentions types, les Incoterms et la mention « TVA 0% » déjà prêts pour l’international.
Deux clics. Zéro oubli.
Vous gagnez des heures. Vraiment.
FAQ
Q: Comment rédiger une facture pro forma ?
A: Indiquez “Facture Proforma”, vos infos et celles du client, date, description, quantités, prix HT, TVA, TTC, conditions de vente et validité. Signez. Exportez en PDF avant envoi.
Q: C’est quoi une facture pro forma ?
A: C’est un devis officiel, non comptable. Elle présente prix, quantités et conditions avant vente. Utile pour accords commerciaux, demandes de financement, et formalités de dédouanement.
Q: Est-ce qu’une facture pro forma est valable juridiquement ?
A: Oui, comme engagement commercial indicatif, mais pas comme pièce comptable ni fiscale. Elle n’entraîne pas de paiement ni de livraison obligatoire sans acceptation formelle ou bon de commande.
Q: Quelles mentions obligatoires sur une facture proforma modèle ?
A: Ajoutez: “Facture Proforma”, émetteur et client, date, numéro, produits/services, quantités, prix HT, taux TVA, montants TVA et TTC, incoterms, délais, modalités de paiement, validité, signature.
Q: Où télécharger un modèle Word ou Excel gratuit de facture proforma ?
A: Téléchargez un modèle modifiable: Word pour une mise en page rapide, Excel pour calculs automatiques HT/TVA/TTC. Choisissez selon votre usage, puis exportez en PDF pour l’envoyer.
Conclusion
Alors, où en sommes-nous ?
Vous avez vu que la facture proforma modèle, ce n’est pas juste un papier de plus.
C’est un véritable atout, vraiment.
Vous pouvez la télécharger, la remplir, l’envoyer. Simple, n’est-ce pas ?
Que vous soyez plus à l’aise avec un fichier Word ou Excel, peu importe.
Ces modèles vous offrent toute la flexibilité nécessaire pour une édition rapide.
L’idée, c’est de choisir l’outil qui colle parfaitement à votre manière de travailler.
Mais au-delà de cette simplicité d’utilisation, quel est le vrai coup de pouce, vous demandez-vous ?
Pensez-y : la facture proforma agit comme votre devis officiel.
Elle n’a pas de valeur comptable, non. Ça, c’est important de le retenir.
Mais elle fait bien plus pour votre activité :
- Elle rassure vos clients avant qu’ils ne s’engagent ferme. Une vraie preuve de sérieux.
- Elle fluidifie les démarches si vous cherchez un prêt bancaire, en donnant une preuve tangible de vos futures ventes.
- Elle peut même vous aider à débloquer un passage en douane pour une expédition internationale, un vrai soulagement !
- Et surtout, elle vous permet d’éviter des erreurs coûteuses. Des malentendus sur les prix, des services non inclus… Autant de problèmes qui n’arrivent pas quand tout est clair dès le départ.
Imaginez un instant : vous êtes un créateur de bijoux artisanaux, et vous avez un gros client au Canada.
Il veut une preuve détaillée de la commande avant de faire un virement international.
Une facture proforma, c’est le document idéal.
Clair, précis, sans ambiguïté. Pas de surprise pour lui, pas de stress pour vous.
Pour la suite, c’est plutôt simple :
- Vérifiez toujours toutes les mentions clés. Chaque détail compte.
- Et bien sûr, relisez attentivement avant chaque envoi. Une petite faute de frappe peut coûter cher en réputation, vous savez.
Et si je pouvais vous donner un dernier conseil ? Pour que tout ça devienne un jeu d’enfant ?
C’est ça : pour vraiment gagner du temps au quotidien, pour que la création de ce document ne soit plus une charge, pensez à l’automatisation.
Plus besoin de chercher le bon modèle Word, de recopier les mêmes infos encore et encore.
Pour vraiment simplifier votre vie et gérer vos factures proforma avec une efficacité redoutable…
Pourquoi ne pas tester une solution qui a été pensée spécifiquement pour vous, entrepreneur ?
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Vous verrez, vous partez léger.
Et surtout, sûr de vous.