Vous facturez. Beaucoup même.
Mais votre trésorerie, elle, ne suit pas.
Ce sentiment frustrant, n’est-ce pas ?
De voir du chiffre d’affaires sur le papier, mais rien sur le compte en banque.
Ce n’est pas juste un « simple retard de paiement ».
C’est un problème qui a un nom : l’encours client.
En clair : c’est tout l’argent que vos clients vous doivent à un instant T.
L’argent qui dort chez eux, au lieu de travailler pour vous.
Ici, on va faire simple et concret.
- D’abord, on va poser la définition exacte de l’encours client, sans jargon.
- Ensuite, on va le calculer pas à pas, avec un exemple chiffré pour que tout soit limpide.
- Et surtout, on verra des actions concrètes pour le réduire et sécuriser votre cash.
L’objectif est simple.
Reprendre le contrôle de votre trésorerie. Pour de bon.
Encours client exemple : Définition claire et Formule de Calcul expliquée
Nous avons déjà effleuré la surface, n’est-ce pas ?
Cet encours client, c’est l’argent qui vous est dû, cet argent qui est là, mais pas encore sur votre compte.
Mais comment on le met en mots, ce fameux encours, et surtout, comment on le calcule précisément ?
C’est ça, le nœud du problème : la définition claire et la bonne formule.
La définition, sans prise de tête
Imaginez : l’encours client, c’est un peu le « total des factures impayées » de vos clients, mais à un instant T.
Un relevé de ce qui doit arriver chez vous.
Dans le jargon comptable, on parle des « créances non réglées ».
Et vous le retrouverez noir sur blanc dans votre bilan, sous la ligne « clients et comptes rattachés ».
C’est ça, l’encours : tout ce que vos clients vous doivent à une date précise. Simple, et direct.
La formule de calcul, pas à pas
Alors, comment on chiffre ça, concrètement ?
La formule est plus facile qu’il n’y paraît.
La voici :
Encours client = Créances clients − Avances et acomptes reçus.
Décortiquons un peu, pour que vous visualisiez bien :
- Les Créances clients, c’est le montant total de toutes les factures que vous avez émises et qui n’ont pas encore été payées.
C’est le gros du poste « clients » dans votre comptabilité. Votre point de départ, en somme. - Les Avances et acomptes reçus, ce sont les sommes que vos clients vous ont déjà versées avant même d’avoir reçu la facture finale.
Oui, vous savez, ces « petits plus » qui arrivent parfois en début de projet.
Pourquoi soustraire les acomptes, me direz-vous ?
Eh bien, si vous ne les retirez pas, vous risquez de « gonfler » artificiellement votre encours.
Et ça, croyez-moi, ça fausse tout : vous surestimez le cash que vous pensez avoir, et paf, les tensions de trésorerie peuvent vite arriver.
C’est un peu comme se dire « j’ai 100€ dans mon portefeuille » alors qu’on a déjà prêté 20€ à un ami qui nous les a remboursés.
On n’a plus que 80€, en réalité. Vous voyez l’idée ?
Un exemple concret pour éclaircir tout ça
Prenons un cas simple, tiré de votre quotidien.
Imaginons que, dans votre logiciel de facturation, vous avez une dizaine de factures ouvertes.
Leur total grimpe à 25 000 euros. C’est ça, vos créances clients.
Mais attendez, vous avez aussi reçu 5 000 euros d’acomptes pour certains de ces dossiers.
Ces 5 000 euros, ils sont déjà dans votre poche, ou sur votre compte.
Alors, votre encours client réel est :
25 000 € (vos créances) – 5 000 € (vos acomptes) = 20 000 euros.
C’est ça, votre véritable encours.
Les 20 000 € qui attendent encore d’être payés par vos clients.
Une astuce terrain à ne pas négliger
Un petit conseil, tiré de l’expérience, qui peut vous sauver bien des maux de tête :
Vérifiez toujours que vos acomptes sont correctement rattachés aux dossiers clients correspondants.
Si ces avances flottent un peu partout, sans être liées à une facture spécifique,
votre encours va grimper artificiellement. Et là, c’est la confusion.
Vous pourriez prendre de mauvaises décisions, comme retarder un paiement fournisseur, pensant avoir plus de trésorerie que la réalité.
Franchement, c’est un détail qui change tout.
Et pour ça, avoir un système qui automatise ce genre de suivi, c’est un game changer.
Un logiciel de facturation bien pensé vous permet de tout lier, de tout suivre.
Pour automatiser ce processus de facturation et gérer vos acomptes sans tracas, vous pouvez utiliser un logiciel qui s’adapte à vos besoins spécifiques.
Essayez gratuitement Invoicing.plus, un outil qui permet de personnaliser vos workflows de facturation et d’assurer un suivi précis.
Encours client exemple : Le calcul chiffré, pas à pas
On a bien compris la définition et la formule de l’encours client, n’est-ce pas ?
Maintenant, mettons les mains dans le cambouis, avec des chiffres bien concrets.
Parce qu’une formule, c’est bien. Mais la voir s’appliquer, c’est encore mieux pour la saisir.
Un cas pratique, pour démarrer en douceur
Imaginons un instant votre situation, celle d’une petite entreprise de services B2B.
Vous avez trois factures en attente de paiement chez vos clients.
La première est de 2 000 €, la deuxième de 1 500 €, et la troisième est aussi de 1 500 €.
Un rapide calcul nous donne un total de créances clients de 5 000 €.
Mais attention !
Un de vos clients vous a déjà versé un acompte de 1 000 € pour une de ces prestations. Cet argent est déjà sur votre compte.
Alors, quelle est la bonne question à se poser ?
Combien vous reste-t-il vraiment à encaisser ?
Reprenons ensemble la formule que nous avons vue précédemment :
Encours client = Créances clients − Avances et acomptes reçus.
Suivons ces étapes, histoire de ne rien oublier :
- Étape 1 : Le grand total des créances.
Commencez par additionner toutes vos factures non réglées.
Dans notre exemple : 2 000 € + 1 500 € + 1 500 € = 5 000 €. - Étape 2 : Les acomptes déjà là.
Identifiez bien les avances et acomptes que vous avez déjà reçus.
Ici, c’est 1 000 €. Ils sont liés à une de ces factures, c’est important. - Étape 3 : La soustraction qui change tout.
Maintenant, appliquons simplement la formule :
5 000 € (vos créances) − 1 000 € (vos acomptes) = 4 000 €. - Étape 4 : Le verdict de l’encours.
Votre encours client réel est de 4 000 €.
C’est ce montant précis qui vous reste à encaisser aujourd’hui. Vous voyez ? C’est clair.
C’est ça, la vraie somme qui manque à votre trésorerie.
Ni plus, ni moins.
Une vérification essentielle, pour éviter les surprises
Un point crucial, issu du terrain : assurez-vous toujours, et je dis bien toujours,
que chaque acompte que vous recevez soit correctement lié à la bonne facture ou au bon dossier client.
Si vous ne le faites pas, vous risquez de « gonfler » votre encours sans le vouloir.
Votre chiffre semblera plus élevé qu’il ne l’est, et vous pourriez prendre des décisions financières erronées.
On l’a déjà évoqué, mais c’est une erreur classique.
Un autre exemple rapide, pour ancrer la méthode
Changement de chiffres, mais la logique reste la même.
Imaginez que vos créances clients totalisent 18 200 € et que vous avez déjà encaissé 3 700 € d’acomptes.
Votre encours client serait donc de : 18 200 € − 3 700 € = 14 500 €.
La méthode est robuste, et le résultat est fiable.
C’est avec ce genre de calcul précis que vous pouvez vraiment piloter votre entreprise.
Et ça, ça donne un sentiment de contrôle, non ?
Encours client exemple : Stratégies pour Maîtriser et Réduire votre Encours Client
Bien, maintenant que vous savez parfaitement calculer votre encours client, la vraie question arrive, n’est-ce pas ?
Comment, concrètement, on fait pour le faire baisser, cet encours ?
Sans froisser vos clients, sans transformer votre relation commerciale en une chasse aux paiements stressante.
On veut du cash, oui, mais sans y laisser votre réputation.
C’est ça, le défi.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des stratégies, des actions simples, qui peuvent changer la donne.
Je ne vais pas vous donner du blabla théorique.
Non.
On va voir des leviers que vous pouvez activer dès demain matin, que vous soyez à la tête d’une PME de services, d’une agence web ou d’un atelier BTP.
Des méthodes qui font bouger les lignes.
1. Optimiser votre facturation et votre recouvrement
Le premier front, c’est là où tout commence : votre processus de facturation.
Une facture qui traîne, ou qui est mal ficelée, c’est déjà un paiement en retard en puissance.
Pensez-y un instant.
- Facturez vite, facturez juste : Au lieu d’attendre la fin d’un projet, pourquoi ne pas facturer à l’avancement ?
Des jalons clairs, des étapes validées, et hop, une facture part.
Ça fluidifie tout. - Tout doit être nickel : Vous savez ce qui retarde souvent les paiements ?
Une pièce manquante !
Assurez-vous que chaque envoi inclut le devis signé, le bon de livraison si besoin, votre RIB, et toutes les mentions légales.
Moins d’excuses pour le client. - Des relances planifiées, pas improvisées : Ne laissez pas le hasard décider quand relancer.
Mettez en place un petit scénario.
Par exemple : une première relance courtoise à J+3 (juste un « petit rappel amical »), une deuxième plus ferme à J+15, et enfin, une relance pré-mise en demeure à J+30.
C’est un classique, mais ça fonctionne.
2. Mettre en place un suivi automatisé de vos encours
Gérer tout ça manuellement ?
Franchement, c’est un enfer.
Et ça prend un temps fou.
Imaginez centraliser toutes vos échéances de paiement, toutes vos relances envoyées, et chaque acompte reçu, dans un seul et même endroit.
Un tableau de bord clair, qui vous dit en un coup d’œil qui doit quoi, et quand.
Un bon logiciel de facturation, pensé pour vous, peut tout faire.
Il déclenche les relances automatiquement selon vos règles, il rapproche les paiements, et il génère des rapports précis sans que vous ayez à jongler avec des fichiers Excel interminables.
C’est ça, le pouvoir de l’automatisation.
Pour vraiment transformer ce processus de suivi des encours, et le rendre efficace,
Essayez gratuitement Invoicing.plus.
C’est un outil qui s’adapte à vos besoins, vous permettant de personnaliser vos workflows de facturation et de ne plus jamais oublier une relance.
Un vrai gain de temps et de sérénité.
3. Réviser vos conditions commerciales et vos délais de paiement
Parfois, le problème ne vient pas du client, mais des règles que vous avez fixées vous-même.
Ou plutôt, de l’absence de règles claires.
- L’acompte, votre meilleur ami : Sur des projets importants ou du sur-mesure, négociez un acompte conséquent, 30 à 50% de la somme totale.
C’est une preuve d’engagement du client, et un filet de sécurité pour vous. - La carotte et le bâton : Proposez un petit escompte (par exemple, 1%) si le paiement est effectué sous 10 jours.
Et soyez ferme sur l’application des pénalités de retard au-delà des délais convenus.
C’est juste, et ça motive à payer à temps. - Fixez un plafond d’encours : Mettez en place une limite de ce que chaque client peut vous devoir à un instant T.
Si ce plafond d’encours est dépassé, stoppez les nouvelles commandes ou les livraisons.
Ça peut paraître dur, mais c’est essentiel pour ne pas prendre de risques inconsidérés.
4. L’affacturage pour sécuriser votre cash
Parfois, même avec toutes les bonnes stratégies, l’attente est trop longue.
Surtout si vous avez de gros clients avec des délais de paiement importants.
L’affacturage, c’est une solution.
En gros, vous « vendez » vos créances (vos factures) à une société spécialisée (le « factor »).
Elle vous paie immédiatement (sous 24 à 48 heures), moins une commission.
C’est une bouffée d’oxygène pour votre trésorerie, notamment en période de forte activité ou, au contraire, durant une saison plus creuse.
Vous pouvez choisir de céder uniquement certaines de vos grosses factures, celles qui pèsent le plus lourd.
Pensez aussi à comparer les offres : le coût, et la présence ou non d’une garantie contre les impayés.
C’est un levier puissant pour sécuriser votre cash.
Un exemple concret, pour visualiser le changement
Reprenons notre agence web, celle dont on parlait tout à l’heure, qui croule sous les créances clients.
Imaginons qu’elle ait 80 000 € de créances clients et déjà 20 000 € d’acomptes encaissés.
Son encours client est donc de 60 000 €. Une somme non négligeable.
Elle décide d’appliquer ce qu’on vient de voir :
- Elle passe à la facturation à l’avancement sur tous ses projets.
- Elle met en place des relances automatiques via son logiciel de facturation.
- Elle impose un acompte de 40% sur toutes les nouvelles commandes.
- Et, sur ses plus gros clients (les « grands comptes »), elle utilise l’affacturage.
Quel peut être le résultat de ces actions, disons, sur 60 jours ?
On constate souvent une baisse de 25% à 40% de l’encours.
Imaginez, passer de 60 000 € à 36 000 € ou 45 000 € d’encours. C’est énorme !
Et le DSO (Days Sales Outstanding, le délai moyen de paiement de vos clients) ?
Il recule, parfois de 12 à 20 jours.
C’est du cash qui rentre plus vite.
En clair, vous avez plus de trésorerie opérationnelle.
Moins de stress, moins de sueurs froides à la fin du mois.
Un sentiment de contrôle retrouvé.
C’est ça, la vraie valeur de ces stratégies.
FAQ
Q: C’est quoi un encours client ?
L’encours client correspond aux créances non réglées. Il se lit au poste clients et comptes rattachés. Formule utile: encours = créances clients moins avances et acomptes reçus.
Q: Comment calculer l’encours client (formule et exemple) ?
Calculez: encours = créances clients − avances/acompte. Exemple: 5000 € − 1000 € = 4000 €. Basez-vous sur votre balance âgée et vos acomptes encaissés.
Q: Qu’est-ce qu’un encours de 1000 € ou 500 € veut dire concrètement ?
Cela signifie que vos clients vous doivent encore 1000 € (ou 500 €) net des acomptes. C’est l’impact direct sur votre trésorerie à court terme.
Q: Encours ou en cours, quelle écriture utiliser en comptabilité ?
On écrit encours pour parler de montants restants dus ou de production non achevée. En cours désigne une action en train de se faire, pas un poste comptable.
Q: Comment réduire rapidement l’encours client ?
Agissez sur: facturation claire et rapide, relances automatisées (essayez Invoicing.plus), délais adaptés et pénalités, et affacturage pour encaisser vite et sécuriser la trésorerie.
Conclusion
Alors, on y est. Vous avez bien saisi le cœur du sujet, n’est-ce pas ?
On a décomposé cette fameuse formule, pas si complexe au final : l’encours client, ce sont vos créances clients moins ce que vous avez déjà reçu en acomptes ou avances.
Vous vous souvenez de notre exemple ? Les 5 000 euros de créances, moins les 1 000 euros déjà encaissés. Il restait 4 000 euros à récupérer.
Ce chiffre, c’est votre vrai encours client. C’est clair, non ?
Maintenant, il ne suffit pas de le calculer une fois.
L’enjeu, c’est de maintenir cette vision claire et précise pour votre trésorerie.
Imaginez un peu ce que ça change au quotidien. Fini les mauvaises surprises !
Voici donc ce qu’il faut vraiment retenir, comme une petite feuille de route pour vous :
- Mesurez l’encours avec rigueur : Chaque euro compte. Ne laissez rien au hasard dans votre suivi des créances.
- Automatisez le suivi : Franchement, pourquoi le faire à la main quand un outil peut s’en charger ? Ça vous fait gagner un temps précieux, que vous pourrez dédier à vos clients.
- Cadrez vos délais et relances : Soyez proactif. Un bon plan de relance, c’est la clé pour transformer les promesses en argent frais.
- Sécurisez, si besoin, avec l’affacturage : C’est une solution. Si vous sentez que votre gestion de trésorerie est sous pression, n’hésitez pas à l’explorer.
Vous voyez, un bon calcul de l’encours client, c’est comme avoir une carte routière détaillée.
Vous évitez les impasses et les mauvaises surprises sur le chemin de votre trésorerie.
Et un bon outil ? Il accélère tout ça, comme une voiture performante sur cette même route.
Si vous êtes prêt à passer à l’action et à vraiment maîtriser cet aspect crucial de votre activité,
nous vous invitons à essayer Invoicing.plus. C’est fait pour ça.
Gardez toujours en tête ce repère simple : l’encours client exemple.
C’est la base d’une gestion financière saine.
C’est ça, la vraie tranquillité d’esprit, vous ne trouvez pas ?