Vous pensez que vos problèmes de trésorerie viennent d’un manque de ventes ?
C’est une erreur classique.
Le vrai coupable, bien souvent, c’est l’encours client mal piloté.
C’est tout cet argent qui est dehors. Bloqué.
Techniquement, il est bien là, à l’actif de votre bilan. Mais dans la réalité, il étouffe votre cash, car il n’est pas sur votre compte en banque.
Ici, pas de théorie vague.
On va aller droit au but pour que vous repreniez le contrôle :
- On verra la formule simple pour calculer cet encours.
- On prendra un exemple chiffré, très concret.
- Et surtout, vous repartirez avec des stratégies claires pour réduire vos créances et enfin sécuriser vos encaissements.
Comprendre l’encours client : Définition et approche comptable
Alors, l’encours client… Vous savez, cette notion un peu abstraite mais tellement concrète pour votre trésorerie ?
En fait, c’est l’ensemble de vos factures émises mais qui ne sont pas encore réglées.
Oui, tout cet argent que vos clients vous doivent.
En comptabilité, on les voit bien, ces montants. Ils sont là, inscrits à l’actif de votre bilan.
Mais sur votre compte en banque ? Toujours pas.
Pourquoi c’est si important, vous demandez ?
Parce que cet encours client, c’est un vrai thermomètre. Il mesure votre exposition aux retards de paiement ou, pire, aux impayés.
Et forcément, ça met une sacrée pression sur votre trésorerie, comme on l’a vu en introduction.
Mais attention, il ne faut pas le confondre avec l’encours fournisseur.
C’est tout l’inverse, en réalité.
L’encours fournisseur, ce sont les dettes que, vous, vous avez envers vos propres fournisseurs.
Ces montants-là, eux, sont au passif de votre bilan.
Retenez bien :
Vos clients, c’est l’actif. Vos fournisseurs, c’est le passif.
Simple, mais essentiel pour comprendre votre situation financière.
D’un point de vue comptable, l’encours client se loge dans les fameux comptes 41 (ceux des clients et des comptes rattachés, vous savez).
Il augmente quand vous envoyez une nouvelle facture.
Et il diminue logiquement dès que vous recevez un encaissement ou que vous émettez un avoir.
Prenons un exemple, un peu plus concret.
Imaginez que vous êtes une petite PME de services, comme une entreprise de rénovation par exemple.
- Vous venez de facturer trois chantiers : un de 2 000 euros, un autre de 4 500 euros et un dernier de 1 200 euros.
- Le chantier à 2 000 euros est déjà réglé. Super !
- Mais les deux autres, à 4 500 et 1 200 euros, sont encore ouverts.
Votre encours client pour cette journée ? 5 700 euros (4 500 + 1 200).
Ces 5 700 euros sont bien à l’actif de votre bilan.
Vous le voyez, non ? Vos ventes sont faites, c’est une certitude.
Mais votre cash, lui, est encore en chemin. Il attend dehors.
Ou si vous faites de l’e-commerce B2B :
Vous livrez 10 commandes de 300 euros chacune en fin de mois.
Conditions de paiement : 30 jours.
Pendant tout ce temps, tant que l’argent n’est pas sur votre compte, 3 000 euros (10 x 300) restent en créances non réglées. C’est votre encours.
Un vrai signal d’alerte ? C’est quand votre encours commence à grimper bien plus vite que votre chiffre d’affaires.
Ou pire : il stagne alors que les dates d’échéance passent.
Là, vous le sentez venir le stress sur votre trésorerie, n’est-ce pas ?
Action à prendre, tout de suite : Vous devriez créer un petit tableau de bord.
Simple. Efficace. À consulter chaque semaine.
Dedans, trois indicateurs essentiels, visibles en un clin d’œil :
- Votre encours total à date.
- L’encours en retard, c’est-à-dire les montants dont l’échéance est dépassée.
- Et le top 10 de vos clients par montant dû.
Cela vous permettra de lier la photo comptable, un peu figée, à la réalité très dynamique de votre cash.
Vous pourrez prendre des décisions rapides. Et éviter les mauvaises surprises de fin de mois.
Pour automatiser ce processus de facturation récurrente et de suivi de vos encours, vous pouvez utiliser un logiciel qui s’adapte à vos besoins spécifiques.
Essayez gratuitement Invoicing.plus, un outil qui permet de personnaliser vos workflows de facturation et de mieux piloter votre trésorerie.
Calculer efficacement l’encours client : Méthode et exemple chiffré
Alors, comment on fait, concrètement, pour calculer cet encours client ?
Pas de mystère, vous savez.
C’est simplement la somme de toutes les factures que vos clients vous doivent encore, à un instant T.
C’est ça, votre argent dehors. Votre exposition.
Maintenant, je vous montre la formule exacte.
Et surtout, on va la dérouler avec des cas bien précis pour que ça devienne une évidence pour vous.
Voici ce qu’il faut retenir pour votre calcul :
| Élément | Action à réaliser |
|---|---|
| Factures non réglées | À inclure (le brut) |
| Acomptes reçus | À déduire (c’est déjà dans votre poche) |
| Avoirs émis | À déduire (ce montant n’est plus dû) |
Donc, la formule de base, la voici :
Encours client = (Somme des factures impayées) – (Acomptes reçus) – (Avoirs émis).
Un exemple concret, histoire de fixer les idées
Imaginons votre PME de services.
Vous avez actuellement trois factures en attente de paiement :
- Une de 500 euros.
- Une de 1 000 euros.
- Et une de 2 400 euros.
Votre client a déjà versé un acompte de 300 euros sur cette facture de 1 000 euros.
C’est bon à prendre, n’est-ce pas ?
Et puis, suite à une petite erreur ou un geste commercial, vous avez émis un avoir de 100 euros sur la facture de 2 400 euros.
Alors, si on fait le calcul ensemble :
- Votre total impayé brut est de 500 + 1 000 + 2 400 = 3 900 euros.
- Vos déductions (acompte + avoir) sont de 300 + 100 = 400 euros.
- Votre encours client réel est donc : 3 900 – 400 = 3 500 euros.
Ces 3 500 euros, c’est le montant qui pèse encore sur votre trésorerie.
C’est ce qui vous manque sur votre compte, là, tout de suite.
Un autre cas, pour le e-commerce B2B
Disons que vous gérez un site d’e-commerce B2B.
Vous avez 5 factures, toutes de 300 euros, avec un délai de paiement de 30 jours.
Aujourd’hui, une de ces factures est réglée. Super !
Une autre, en revanche, a un avoir de 50 euros.
Calculons le tout :
- Votre chiffre d’affaires brut facturé est de 5 x 300 = 1 500 euros.
- On déduit le paiement reçu : 300 euros.
- On déduit l’avoir émis : 50 euros.
- Votre encours client est alors de 1 500 – 300 – 50 = 1 150 euros.
Vous le voyez bien, non ?
L’idée est de n’avoir en vue que ce qui doit vraiment atterrir sur votre compte en banque.
Le reste, c’est du passé.
Action concrète : le tableau de bord express
Pour piloter ça au quotidien, je vous recommande une petite astuce simple à mettre en place.
Vous l’avez déjà un peu expérimentée avec le tableau de bord que nous avons évoqué plus tôt.
Créez une simple feuille de calcul avec quatre colonnes :
- Client (pour savoir à qui vous parlez).
- Montant impayé brut (la facture initiale).
- Acompte/Avoir (ce qui a été déduit).
- Solde dû (le montant réel attendu).
Le secret ?
Ajoutez un filtre par date d’échéance.
C’est ça qui va vous permettre d’isoler rapidement les retards de paiement.
Un contrôle rapide, une fois par semaine.
Si vous voyez votre encours augmenter sans que les paiements ne suivent…
Là, vous savez qu’il faut agir. Vite.
Ça peut être une relance cordiale, un ajustement d’avoir, ou même, dans les cas extrêmes, un blocage temporaire de nouvelles commandes.
C’est une question de survie, pour votre trésorerie.
D’ailleurs, une petite règle simple à retenir :
Votre encours client devrait être idéalement inférieur à un mois de chiffre d’affaires, si vos conditions de paiement sont à 30 jours.
Si vous dépassez cette limite, c’est un vrai signal d’alarme.
C’est qu’il est temps de revoir vos processus de relance, sans attendre.
Stratégies pratiques pour réduire l’encours client et sécuriser la trésorerie
Alors, comment faire, concrètement, pour que cet encours client ne soit plus un poids ?
Celui qui vous empêche de dormir, vous savez ?
On va voir ensemble les leviers. Des actions simples, mais redoutablement efficaces, pour reprendre le contrôle de votre trésorerie.
Pas de blabla, juste des méthodes éprouvées pour sécuriser vos paiements et réduire vos créances.
1. Un suivi des échéances, chaque semaine, sans exception
L’encours client, ce n’est pas statique. Ça vit, ça bouge. Alors, il faut le regarder vivre, en permanence.
Vous vous souvenez du petit tableau de bord qu’on a évoqué plus tôt ?
C’est exactement là que vous allez l’utiliser.
Vous voulez une vue claire, pas un flou artistique.
- Mettez des codes couleur sur vos factures : vert pour celles à venir, orange pour les presque échues, rouge pour les retards.
- Créez des segments : les retards de J+7, J+15, J+30.
C’est vital pour voir l’urgence. - Surveillez votre top 10 clients : si l’un d’eux glisse, c’est un drapeau rouge immédiat.
Imaginez que vous êtes une PME dans le BTP.
Chaque lundi matin, vous filtrez « J+15 ».
Vous tombez sur trois factures : une à 1 200 euros, une à 800 euros et une à 2 300 euros.
Qu’est-ce que vous faites ?
Vous déclenchez les actions.
Dans la foulée, pas mercredi. Aujourd’hui.
2. Des relances structurées et progressives
Les relances, ce n’est pas juste un email rapide, envoyé à la va-vite.
Non. C’est un processus, une suite logique d’étapes.
C’est ça qui évite les tensions et qui vous assure d’être payé.
Voilà un exemple de séquence, vous pouvez le copier-coller tel quel :
- J-5 avant l’échéance : un petit rappel courtois, avec un lien de paiement direct.
Facilitez la vie de votre client. - J+3 après l’échéance : un email, et pourquoi pas un SMS court.
Joignez un relevé de compte client, pour qu’il ait toute l’info. - J+10 : un appel téléphonique.
L’objectif ? Fixer une date ferme pour le paiement. C’est primordial. - J+20 : là, on passe au cran supérieur.
Un courrier simple, qui mentionne clairement la suspension des livraisons si rien ne bouge. - J+30 : si le paiement n’est toujours pas arrivé, vous basculez en pré-contentieux.
Assurez-vous d’avoir toutes les preuves de vos échanges.
Prenez le cas d’un e-commerce B2B.
Si vous envoyez une relance à J-5 avec un lien de paiement par carte bancaire…
Vous seriez surpris du nombre de clients qui paient avant l’échéance.
Juste parce que c’était simple.
3. Raccourcir les délais. Vraiment.
C’est une logique implacable, vous ne trouvez pas ?
Moins de jours pour le paiement = moins d’argent en encours.
Chaque jour compte.
Et ça, ça se négocie dès le devis, pas après.
- Demandez un acompte de 30% à la commande.
C’est votre première ligne de défense. - Négociez un solde à 15 jours fin de mois plutôt que 30.
C’est un changement simple, mais son impact sur la trésorerie est énorme. - Proposez une petite remise, par exemple 1%, pour un paiement sous 7 jours.
Un petit sacrifice pour un cash flow immédiat.
Imaginez que vous gérez une agence web.
Un pack à 8 000 euros.
Vous encaissez 2 400 euros d’acompte à la signature, puis 4 000 euros à mi-projet.
Il ne reste alors que 1 600 euros à encaisser en fin de projet. Votre exposition chute drastiquement, vous le voyez ?
4. Sécuriser par des garanties de paiement
Quand vous travaillez sur des montants importants, il faut vous protéger, n’est-ce pas ?
C’est une question de bon sens, et surtout, de sécurité pour vos finances.
- Le mandat SEPA : vous prélevez à date fixe. C’est un confort incroyable.
- La carte enregistrée pour les abonnements : le paiement se fait automatiquement.
Moins de friction, moins d’encours. - Pour les nouveaux clients ou les gros montants : n’hésitez pas à demander une caution ou une assurance-crédit.
C’est une tranquillité d’esprit inestimable.
Prenons l’exemple d’un distributeur.
Un premier ordre de 12 000 euros avec un nouveau client.
Vous exigez un mandat SEPA et un bon acompte.
Résultat ? Plus de sueurs froides à J+30. Vous êtes serein.
5. Automatiser la facturation et le recouvrement
Les erreurs manuelles, les oublis, le temps passé… tout ça, ça coûte cher. Très cher, même.
Chaque minute que vous passez à courir après une facture, c’est une minute que vous ne dédiez pas à développer votre activité. C’est du temps perdu.
L’automatisation, c’est la clé pour une gestion de l’encours client fluide et efficace.
- L’envoi de la facture à J0, puis des rappels automatiques à J-5, J+3, J+10.
Ça tourne tout seul. - Un suivi des statuts en temps réel : envoyée, vue, payée.
Vous savez exactement où vous en êtes, sans effort. - Le rapprochement automatique avec votre relevé bancaire.
Fini la vérification manuelle, fastidieuse.
Vous voulez vraiment simplifier tout ça ? Que vos relances se fassent toutes seules, que vous ayez une vue claire sur chaque facture ?
Alors là, l’automatisation devient votre meilleure alliée.
Vous savez, des outils existent pour gérer tout ça pour vous. Pour déclencher ces relances sans même y penser.
Essayez gratuitement Invoicing.plus.
Vous verrez, c’est un vrai coup de pouce pour votre trésorerie.
6. Externaliser quand c’est rentable
Parfois, il faut savoir déléguer, non ?
Oui, l’affacturage a un coût, c’est vrai.
Mais il peut vraiment vous sauver la mise, surtout pendant les périodes de forte activité.
C’est une solution pour protéger votre trésorerie.
- Vous cédez vos créances, et vous encaissez en 24 à 48 heures.
Le cash est là, tout de suite. - Vous pouvez sélectionner les clients pour lesquels le risque est plus élevé.
Pas besoin de tout factoriser. - Faites le calcul : comparez le coût net de l’affacturage au délai moyen de paiement de vos clients.
Est-ce que ça vaut le coup ? Souvent, oui.
Pensez à un business saisonnier.
Une hausse énorme de commandes en mai.
Vous factorisez 60 000 euros de factures.
Oui, il y a 2 700 euros de frais.
Mais vous pouvez livrer sans stress, sans attendre les paiements.
Et vous captez toute la marge de vos ventes. C’est ça l’essentiel.
Mini check-list avant de livrer : le petit plus qui fait la différence
Juste avant d’envoyer votre prochaine prestation ou produit, prenez une seconde.
Un petit réflexe, simple, mais qui peut vous éviter bien des tracas.
- Votre devis est-il bien signé, avec des conditions de paiement claires comme de l’eau de roche ?
- Avez-vous le contact direct du service comptable du client pour les futures relances ?
Pas juste le contact commercial. - Le mode de paiement a-t-il été validé à l’avance ?
Pas de surprise.
Faites simple.
Un process court. Mesurable. Répété.
Votre encours client baissera.
C’est une certitude. Et votre trésorerie pourra enfin respirer.
FAQ
Q: Qu’est-ce que l’encours client ?
L’encours client correspond au total des factures émises non encore payées. Il figure à l’actif du bilan. Il mesure l’exposition aux retards et aide à piloter la trésorerie.
Q: Comment calculer l’encours d’un client (formule et exemple) ?
Additionnez toutes ses factures impayées. Exemple: 500 euros + 1000 euros non réglés = 1500 euros d’encours. En Excel: SOMME des montants dont le statut est « impayé ».
Q: Encours client vs encours fournisseur: quelle différence ?
Encours client = créances que vos clients vous doivent, à l’actif. Encours fournisseur = dettes que vous devez à vos fournisseurs, au passif. Deux mouvements opposés pour la trésorerie.
Q: Comment dire « encours client » en anglais ?
« Accounts receivable outstanding » ou « outstanding receivables ». Pour un client spécifique: « customer outstanding balance ». Utilisez « AR aging » pour le suivi par ancienneté.
Q: Comment réduire rapidement l’encours client ?
Facturez tôt, imposez des acomptes, relancez à J-3/J+1/J+7, réduisez les délais, activez pénalités, et automatisez le recouvrement. Essayez gratuitement Invoicing.plus: invoicing.plus.
Conclusion
Alors, vous avez la photo complète maintenant.
Comprendre l’encours client, ce n’est pas juste un concept abstrait.
Non, c’est vraiment le nerf de la guerre pour votre trésorerie. Vous l’avez compris, j’en suis sûr.
Nous avons exploré ensemble sa définition précise, sa formule simple, et même un exemple concret pour que vous puissiez l’appliquer tout de suite.
Mais que faire avec toutes ces informations ?
La vraie question, c’est : comment passer à l’action ?
Parce que savoir, c’est bien. Agir, c’est mieux.
Et croyez-moi, de petites actions régulières évitent les gros maux de tête plus tard.
Voici quelques pistes claires pour maintenir votre santé financière :
- Suivez vos impayés chaque semaine.
Un œil attentif sur vos créances non réglées, c’est la première ligne de défense. Comme un bulletin météo, mais pour votre argent.
<li><strong>Raccourcissez les délais de paiement.</strong> <br>
Vérifiez vos <strong>Conditions Générales de Vente (CGV)</strong>. Si vous pouvez passer de 60 à 30 jours, faites-le ! Moins d'attente, c'est plus de cash disponible pour vous.</li>
<li><strong>Automatisez vos relances.</strong> <br>
Personne n'aime courir après l'argent. Alors, laissez un système fiable s'en charger. <br>
Suivez les <strong>promesses de règlement</strong>, sans stress.</li>
<li><strong>Pensez à l'affacturage si besoin.</strong> <br>
Si un besoin de <strong>liquidités immédiates</strong> se présente, c'est une option. <br>
Une bouée de sauvetage temporaire, en quelque sorte.</li>
Vous voyez ? Ce ne sont pas des montagnes à gravir.
Juste des habitudes à prendre, des réflexes à intégrer.
Et si vous pouviez simplifier tout ça ?
Moins de temps perdu, moins d’inquiétude.
L’automatisation de votre gestion d’encours client peut changer la donne.
Vraiment.
Alors, pourquoi ne pas essayer Invoicing.plus gratuitement ?
Respirez, enfin, côté trésorerie. Vous le méritez.