Depuis 2020, l’administration fiscale a initié de nombreuses réformes visant à moderniser l’économie. Parmi celles-ci, la dématérialisation des factures tient une place centrale. Initialement prévue pour 2024, cette obligation administrative pour les entreprises assujetties à la TVA a finalement été repoussée à 2026. Quels sont les enjeux de la facturation électronique entre entreprises ? Quelles sont les obligations liées et comment s’y préparer ?
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Une facture électronique, appelée aussi e-invoicing, est un document spécifique et normalisé. Ce n’est pas seulement une facture papier scannée au format PDF puis envoyée en format électronique : elle répond à des exigences précises.
En premier lieu, les factures électroniques doivent être entièrement dématérialisées, qu’il s’agisse de la création, de la transmission, de la réception ou de l’archivage.
De plus, trois points fondamentaux permettent de différencier une facture électronique d’une facture classique :
- Authenticité de l’émetteur.
- Intégrité de la facture : pas de possibilité de modification des données a posteriori ni de suppression de la facture.
- Lisibilité : la facture doit être lisible et compréhensible.
Quel est le calendrier prévu pour la généralisation de la facturation électronique ?
Initialement prévue en juillet 2024, l’obligation d’émettre des factures électroniques sera finalement mise en place à partir du 1er septembre 2026. À compter de cette date, ce sont les grandes entreprises et les entreprises de tailles intermédiaires, aussi appelées ETI, qui seront concernées.
Les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que les microentreprises seront quant à elles impactées à partir du 1er septembre 2027.
À noter, depuis 2020, tous les fournisseurs concluant des contrats avec l’État français doivent déjà éditer des factures et envoyer les demandes de paiement en format électronique via le portail public Chorus Pro.
Quelles sont les entreprises soumises à l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ?
Selon la réforme, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont tenues de se conformer à cette nouvelle obligation, selon le calendrier établi. Cela inclut les grandes entreprises, les PME et les micro-entreprises.
Les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA sont également concernés. Cela permettra à l’administration fiscale de mieux contrôler les dépassements de seuils de TVA.
Certaines exceptions existent cependant. La liste exhaustive est reprise dans l’article 261 du code général des impôts. Il s’agit notamment :
- Des transactions avec les particuliers.
- Des transactions internationales.
- De certaines activités sectorielles spécifiques comme la santé (ostéopathes, psychologues, pharmaciens, etc.), les services liés à l’enseignement ou à la garde d’enfants, les opérations immobilières, etc.
Quelles sont les obligations liées à la dématérialisation des factures ?
La réforme de la facturation électronique établit un cadre strict pour émettre et transmettre des factures. L’objectif pour l’administration fiscale est de mieux contrôler les informations transmises et faciliter la réconciliation des données.
Quelles sont les obligations légales à respecter par les entreprises pour être en conformité avec la loi ?
Des informations obligatoires complémentaires
En plus des mentions obligatoires à mentionner sur les factures, de nouvelles informations sont à faire figurer sur les factures électroniques :
- Numéro d’immatriculation au registre national de l’entreprise et du client.
- Adresse de livraison des biens si différente de l’adresse du client.
- Nature de la transaction : livraison de biens, prestations de services ou autre.
Un reporting à fournir dans certains cas : le e-reporting
En plus de la procédure d’e-invoicing, la loi prévoit que les entreprises transmettent à l’administration fiscale certaines informations concernant des opérations commerciales quand celles-ci ne sont pas concernées par la facturation électronique.
Cette procédure est appelée e-reporting et est complémentaire de l’e-invoicing. Elle concerne notamment les opérations des entreprises assujetties à la TVA avec des particuliers ou des entreprises établies à l’étranger et non soumises à la TVA.
L’utilisation d’une plateforme agréée
Pour respecter les différentes normes établies, les entreprises pourront utiliser un portail agréé par l’administration fiscale. Ces plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) sont des intermédiaires privés qui ont reçu un agrément de l’État. Elles permettent l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques du fournisseur au client.
Un portail public de facturation (PFP) est également disponible : Chorus Pro. C’est une plateforme gratuite mise à disposition des entreprises qui ne souhaitent pas utiliser une plateforme privée. Elle fournit les mêmes services que les PDP.
En plus de gérer la facturation entre émetteurs et destinataires, ces plateformes assurent la transmission de certaines informations (identification des parties, montant de l’opération, TVA due, etc.) directement à l’administration.
Des formats techniques à respecter
Ces flux de données qui vont être remontés et centralisés demandent nécessairement une homogénéisation des formats numériques utilisés. Pour être conformes, les factures électroniques devront ainsi respecter les formats autorisés. Ceux-ci sont de deux types :
- Format mixte (Factur-X) : ce format est le plus accessible. Il présente l’avantage de combiner un fichier PDF et des données structurées XML. Il facilite le traitement et le suivi des factures par les salariés et la direction financière de l’entreprise.
- Format structuré (UBL, CII, EDI, etc.) : utilise uniquement des données structurées. Le traitement est ici complètement automatisé et moins accessible visuellement pour les services concernés.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation des factures ?
Ces réformes de fond lancées depuis 2020 en France sont lourdes de conséquences pour le tissu économique et les entreprises. Les objectifs vont cependant être bénéfiques et ont été clairement exposés par le gouvernement :
- Meilleure compétitivité des entreprises françaises, avec un gain de temps et une réduction des coûts administratifs, notamment pour l’envoi et l’archivage ;
- Sécurisation des transactions et des relations commerciales ;
- Lutte contre la fraude fiscale et diminution de l’écart de TVA, notamment grâce aux regroupements d’informations automatisés ;
- Meilleur suivi de l’activité des entreprises, permettant une mise en place rapide et adaptée des politiques économiques du gouvernement.
Peu d’inconvénients sont à noter. Cependant, l’adaptation indéniable de toutes les entreprises reste l’enjeu majeur à relever, avec une intégration technologique du système de facturation dans l’entreprise. Ce point est notamment prégnant pour les petites entreprises.
Le risque majeur de la facturation électronique est certainement celui de la cybersécurité. En cas de piratage du système informatique de l’entreprise, des données confidentielles et sensibles peuvent être volées.
La bonne démarche à adopter est de ne pas attendre l’échéance de 2026 pour mettre en place ces nouvelles obligations en matière de facturation et surtout d’anticiper. Les premières étapes consistent à effectuer un état des lieux du système de facturation actuel de l’entreprise et de choisir une plateforme respectant les obligations de la dématérialisation des factures. Une transition en douceur pourra ainsi être envisagée.