La facture est un élément clé de la vie d’une entreprise. Document de référence au centre de toutes les transactions, elle matérialise le chiffre d’affaires réalisé par un professionnel et permet le paiement des prestations. En France, les mentions légales que doit comporter une facture sont encadrées par la loi. Ne pas s’y conformer expose à des sanctions. Adresse du siège social, numéro de Siret, numéro de TVA, quelle est la liste exacte des mentions légales obligatoires à faire figurer sur les factures pour être en conformité avec la loi ?
Qu’est-ce qu’une facture ? Définition
Avant de rentrer dans le détail des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture, il est important de rappeler son importance au sein des entreprises.
Une facture est un document commercial, comptable, fiscal et juridique. Il sert de support à plusieurs activités de l’entreprise. C’est un document indispensable à toute transaction.
- Au niveau commercial : la facture est la trace écrite de l’échange entre l’acheteur et le vendeur. Dans ce cadre, elle reprend le détail des marchandises ou des prestations vendues.
- Au niveau comptable : elle sert de support pour réaliser son bilan comptable et répondre aux autorités légales en cas de contrôle.
- Au niveau fiscal : elle permet de calculer la TVA collectée et la TVA à déduire.
- Au niveau juridique : en cas de litige entre acheteur et vendeur, c’est le document de référence qui fait foi sur la vente réalisée. C’est également un élément de preuve en cas de contestation sur les dates ou les prestations fournies.
La facture est-elle toujours obligatoire ?
Les transactions commerciales interviennent quotidiennement. Établir une facture pour chaque opération peut sembler fastidieux. Est-on donc toujours obligé de générer une facture à chaque opération ?
Si l’opération a lieu entre deux entreprises, la facturation est obligatoire. Chaque partie, acheteur et vendeur, doit être en mesure de justifier comptablement l’opération réalisée. Dans ce contexte, plusieurs types de factures peuvent être émis, selon la nature de la transaction :les factures classiques, les factures d’acompte pour les paiements partiels, ou encore les factures d’avancement pour les projets en cours.
Concernant les transactions entre un professionnel et un particulier, il existe des cas d’exception. En effet, dans certains cas, l’établissement d’une facture n’est pas obligatoire. C’est le cas par exemple lorsqu’un professionnel vend des marchandises à un particulier. Dans ce cas, celui-ci n’a pas besoin de prouver comptablement son achat ni de déduire la TVA. Le ticket de paiement mentionnant le prix payé peut être suffisant.
Dans tous les cas, dès qu’une facture est émise, elle doit respecter certaines contraintes de forme pour être valide. Elle doit ainsi être rédigée en français (pour les entreprises françaises), être émise en deux exemplaires, dont un est à destination du client, et faire figurer un certain nombre de mentions légales.
Quelles sont les mentions légales obligatoires à faire figurer sur les factures ?
Au-delà de la forme que doit prendre une facture, certaines mentions sont obligatoires. Sans leur présence, la facture n’est pas juridiquement légale.
- La description de l’objet de la facture Il s’agit ici de préciser la nature exacte de la prestation : quantité et désignation des produits ou services vendus, référence des produits, prix unitaire hors taxes, taux de la taxe sur la valeur ajoutée, éventuelles remises, montant total hors taxe et avec TVA, etc.
- Le numéro de facture Ce numéro est unique pour chaque facture. Il doit être basé sur une séquence chronologique et continue de chiffres et de lettres. Cette suite alphanumérique ne peut pas être rompue. En effet, une facture ne peut pas être supprimée. L’entreprise doit également produire une nouvelle facture pour chaque nouvelle prestation.
- La date de la facture Elle correspond à la date à laquelle la facture est émise.
- La date de la vente de la marchandise ou de la prestation de service Celle-ci est différente de la date de la facture. Elle indique la date à laquelle l’objet de la facture a été réalisé (livraison d’un bien ou d’une prestation, achat de marchandises, etc.).
- La désignation du vendeur
Des informations complètes concernant le vendeur doivent figurer sur la facture :- Dénomination sociale (ou nom, prénom pour un entrepreneur individuel) ;
- Adresse du siège social de l’entreprise. Depuis le 1er juillet 2024, il est exigé de rajouter une adresse de livraison si celle-ci est différente de l’adresse de facturation. Cette dernière peut d’ailleurs être différente de l’adresse du siège social. Une facture peut donc faire figurer trois adresses différentes ;
- Numéro de Siren ou Siret.
Certaines mentions spécifiques doivent également apparaître en fonction de la structure juridique de l’entreprise :
- Pour les sociétés : forme juridique et capital social (SA, SARL, EURL, etc.) ;
- Pour les commerçants : numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation ;
- Pour les artisans : numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation.
- Les conditions de règlement Parfois négligées, les conditions de règlement ainsi que les règles applicables en cas de recouvrement sont essentielles pour protéger le vendeur. La facture doit ainsi faire figurer le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. Cette indemnité s’élève à 40€, conformément au décret n°212-115 du 2 octobre 2012.
Quels sont les risques encourus si les mentions légales ne sont pas respectées ?
L’entreprise ne respectant pas cette liste de mentions légales s’expose à plusieurs désagréments :
- Amende administrative : une amende fiscale de 15€ par mention légale manquante (ou inexacte) peut être réclamée à l’entreprise en défaut. Le montant de l’amende est toutefois plafonné au quart du montant total de la facture.
- Impossibilité de déduire la TVA : en cas de facturation incorrecte, l’administration fiscale peut décider de rejeter la demande de déduction de TVA. Ce point est lourdement pénalisant pour l’acheteur.
- Redressement fiscal : en cas de problèmes répétés sur les obligations de facturation, les autorités peuvent diligenter un contrôle fiscal dans l’entreprise.
Quel est le délai légal de conservation des factures ?
En plus des mentions légales, d’autres obligations incombent aux entreprises en matière de facturation, notamment le délai légal de conservation des factures. Au titre de pièces comptables, les factures doivent ainsi être conservées pendant 10 ans. Cette conservation peut s’effectuer sous format papier, mais également électronique.
De nos jour, les autorités publiques tendent à favoriser le traitement électronique des factures : limitation des fraudes, facilité de traitement, de contrôle et de conservation ; la facturation électronique présente de nombreux atouts.
Sur les marchés publics, la facturation par voie électronique est d’ores et déjà établie depuis le 1er janvier 2020, suite au décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 abrogé en 2019. Cette première étape sera suivie par la généralisation aux grandes entreprises à partir de 2026. Le déploiement sur le reste des entreprises interviendra quant à lui en 2027. Cependant, même sans cette obligation légale, les entreprises ont tout intérêt à abandonner dès à présent la facturation papier pour privilégier un logiciel de facturation électronique, beaucoup plus fiable et simple à gérer.
En conclusion, la facturation est une obligation légale incontournable pour toute entreprise opérant en France. Ce document, qui revêt une importance capitale tant sur le plan commercial que comptable, fiscal et juridique, doit respecter une série de mentions légales strictement encadrées par la loi.
Ne pas se conformer à ces exigences expose l’entreprise à des sanctions financières et à des risques de redressement fiscal. De plus, la digitalisation des processus de facturation, déjà en place pour les marchés publics, devient progressivement la norme pour toutes les entreprises.
Adopter dès maintenant des solutions de facturation électronique permet non seulement de se conformer aux futures obligations légales, mais également d’optimiser la gestion administrative et de renforcer la fiabilité des échanges commerciaux. Ainsi, la maîtrise des règles de facturation et l’anticipation des évolutions numériques sont des atouts essentiels pour la pérennité et la croissance d’une entreprise.